Automatisierung in PIM-Systemen
Product Information MANAGEMENT
Automatisierung – aus dem Griechischen für „sich selbst bewegend“ – bedeutet, dass bestimmte Aufgaben von selbst erfolgen. Diese Aufgaben werden, ohne manuelles Zutun, von einer Maschine oder einem System ausgeführt, wodurch der Mensch entlastet wird. Er übernimmt nur noch eine Überwachungsfunktion oder auch gar keine. In Bezug auf PIM-Systeme (Product Information Management) bedeutet Automatisierung die Verwendung von Technologie, um die Sammlung, Verwaltung und Verbreitung von Produktinformationen effizienter zu gestalten. In diesem Blogartikel gehen wir auf die Automatisierung in PIM-Systemen näher ein.
Automatisierung entlastet den Menschen nicht nur, Automatisierung spart Zeit und merzt Fehler aus. Sie kann sowohl mechanisch (Einsatz von Maschinen) als auch softwarebasiert (Einsatz von Softwaresystemen) umgesetzt werden. Trotz des initial höheren Aufwands zur Entwicklung des Automatisierungsprozesses, gewährleistet die erfolgreiche Implementierung, auf lange Sicht, eine präzise und gleichförmige Ausführung der Aufgaben. Zudem wird die Produktivität durch einen kontinuierlichen Betrieb von Maschinen und Systemen maximiert, denn im Gegensatz zu Menschen benötigen sie keinen Schlaf oder Erholungszeiten. Heutzutage hat sich die Automatisierung sogar in Richtung Intelligenz entwickelt, unterstützt durch Technologien wie Künstliche Intelligenz (KI) und das Internet der Dinge (IoT), die dynamisch lernen und sich anpassen.
Kurzer Exkurs: Automatisierung gibt es länger als gedacht
Automatisierung ist kein Produkt der Industrialisierung. Ihre Anfänge reichen bis in die Antike zurück, denn der Mensch war schon immer in Effizienz bestrebt, um sich sein Leben zu erleichtern. So schuf im ersten Jahrhundert nach Christi der griechische Mathematiker und Ingenieur Heron von Alexandria den ersten Verkaufsautomaten (ein Weihwasserautomat, welcher durch das Gewicht einer eingeworfenen Münze Weihwasser ausgab). Danach mussten allerdings viele Jahre vergehen, bis es mit der Automatisierung bemerkenswert weiter ging:
- Erste industrielle Revolution im 18. Jahrhundert: Automatisierung durch die Nutzung der Dampfmaschine und die Mechanisierung der Produktion
- Zweite industrielle Revolution im 19. Jahrhundert: Automatisierung durch die Verwendung von Elektrizität und Fließbandfertigung (Henry Ford)
- Dritte industrielle Revolution in den 70er Jahren: Automatisierung durch die Nutzung von speicherprogrammierbaren Steuerungen und Computern
- Industrie 4.0: Automatisierung erweitert um Digitalisierung und Vernetzung
Gegenwärtig erleben wir die vierte industrielle Revolution, die durch die fortschreitende Digitalisierung (gekennzeichnet durch Schlüsseltechnologien wie das IoT und die KI) angetrieben wird. Heute geht es nicht mehr nur um Automatisierung mit Maschinen und Computern; stattdessen sind physische Objekte untereinander vernetzt und agieren auf intelligente Weise.
Automatisierung in PIM-Systemen
Ein PIM-System ist eine spezielle Software, das die Verwaltung und Kommunikation von Produktinformationen unterstützt. Die Automatisierung besteht darin, Prozesse und Aufgaben mithilfe von Technologie systemgestützt zu steuern, um menschliche Eingriffe auf ein Minimum zu reduzieren. Hier sind einige Beispiele, wie Automatisierung in PIM-Systemen angewendet wird:
1. Datenimport und -integration (Onboarding)
Produktinformationen bestehen aus verschiedenen Daten, die in verschiedenen Systemen vorliegen und erst zusammengeführt werden müssen, um ihre Wirkung zu entfalten. Zu diesen zählen Stammdaten, technische Informationen, visuelle Elemente und Werbetexte. Sie können aus einem ERP-System, aus einem CRM-Tool oder direkt vom Lieferanten stammen. Mithilfe eines PIM-Systems bzw. den darin vorhandenen Prozessen und Schnittstellen, werden alle benötigten Daten automatisiert importiert und stehen dann zur weiteren Verarbeitung (Datenanreicherung) im PIM-System bereit. Eine manuelle Dateneingabe ist nicht mehr erforderlich. Auch müssen die bereitgestellten Daten nicht auf Vollständigkeit überprüft werden, da genau die Daten importiert werden, die zur Anreicherung benötigt werden. Die Automatisierung des Daten-Onboardings hat folglich viele Vorteile.
2. Datenanreicherung
Der Prozess der Datenanreicherung sorgt dafür, dass aus den bereitgestellten Rohdaten verkaufsüberzeugende Produktinformationen entstehen. Auch hier kann die Automatisierung stark entlasten. Statt die Produktinformationen von Hand zu kreieren, kann auf KI gesetzt werden. Die KI erstellt aus den vorhandenen Produkt-Attributen (Eigenschaften und Merkmale) automatisch werbetaugliche Produkttexte. Außerdem kann die Automatisierung auch genutzt werden, um Produktdaten mit zusätzlichen Informationen wie SEO-Keywords, Übersetzungen oder Bildmaterialen anzureichern.
3. Workflow-Management
PIM-Systeme beinhalten automatisierte Workflows für die Produktfreigabe, die Überprüfung und Genehmigung von Inhalten sowie für andere interne Prozesse. So wird automatisiert sichergestellt, dass tatsächlich bewilligte und korrekte Produktinformationen in den Kanälen präsentiert werden. Außerdem sorgen digitalisierte Prozesse für Transparenz in der Zusammenarbeit, da übertragene Aufgaben eindeutig und mit Fälligkeiten versehen sind. Rückfragen, Verzögerungen oder Fehler werden eliminiert und jeder Arbeitsschritt ist durch die Automatisierung einfach nachvollziehbar.
4. Content-Syndication
Der große Vorteil von PIM-Systemen liegt in der automatischen Syndizierung. Hiermit werden die fertiggestellten Produktinformationen an E-Commerce-Plattformen, Händler, Marktplätze und andere digitale Touchpoints automatisiert verteilt. Eine manuelle Datenübertragung bzw. ein Upload der Daten in die jeweiligen Kanäle entfällt vollends. Es wird aber nicht einfach nur übermittelt. Während der Syndizierung stellt das PIM-System sicher, dass die Produktinformationen den Vorgaben der Kanäle entsprechen und somit an den Touchpoints richtig wiedergegeben werden. Die Automatisierung im Bereich Content-Syndication kann aber auch genutzt werden, neue Kanäle einfach mal zu erproben, ohne große Investitionen tätigen zu müssen.
5. Datenpflege
Produktinformationen unterliegen ständigen Aktualisierungen, sei es durch eine Erweiterung des Sortiments oder marktbedingte Anpassungen. Mithilfe von Automatisierung kann dafür Sorge getragen werden, Produktinformationen immer konsistent und aktuell zu halten, indem beispielsweise Änderungen an Produktinformationen automatisch in allen Kanälen aktualisiert werden. Somit wird die Datenpflege mit Unterstützung von Automatisierung zum Kinderspiel.
6. Qualitäts-Check
Manche PIM-Systeme, so wie OMN PIM, verfügen über eine Reifegradprüfung. Mit der Reifegradprüfung untersucht das PIM-System automatisiert, ob der generierte Produkt-Content sprichwörtlich reif ist, um in den Kanälen präsentiert zu werden. Reif bedeutet, ob alle Produktdaten vollständig vorliegen und ob die erfassten Daten auch tatsächlich richtig sind. Angezeigt wird der Status dabei per Ampelsystem. Wenn die Ampel auf grün ist, können die Daten den Kanälen übergeben werden, wenn nicht, muss zuvor noch eine Überarbeitung in den ausgewiesenen Feldern erfolgen.
7. Housekeeping
Produktdaten sind nicht statisch. Sie unterliegen ständigen Veränderungen. So kann es vorkommen, dass Daten schleichend „verschmutzen“. Daher sollten vorhandene Daten regelmäßig bereinigt werden, auch in einem PIM-System. Manche PIM-Systeme, wie OMN PIM, verfügen über Housekeeping-Automatismen, die diesen Reinigungs-Prozess automatisch anstoßen. So wird verhindert, dass die Datenbereinigung aufgeschoben wird. Das Ergebnis: Immer aktuelle Daten, die automatisch auf dem neuesten Stand sind.
8. Reporting und Analyse
Ein PIM-System verfügt über automatisierte Reporting-Tools, die in Echtzeit wichtige Einblicke in Datenqualität, Nutzungsstatistiken und mehr bieten. Dank der Automatisierung entfallen händisch erzeugte Berichte oder es werden Berichte bereitgestellt, die zuvor undenkbar waren. Automatisierung hilft folglich auch beim PIM-Berichtswesen stark.
Reifegrad-Modell in OMN PIM
OMN PIM ist unser PIM-System. Eines der erstaunlichen Merkmale ist, dass es über ein Reifegrad-Modell verfügt. Das ist eine Funktion, die Deine Produktdatenfelder automatisiert nach fehlenden Werten untersucht und diese Lücken schließt. Mithilfe dieser Qualitätsanalyse stellst Du sicher, dass Deine Produktdaten vollständig und zugleich richtig sind, bevor sie in die Deine Kanäle abgefeuert werden. Nur eines der Beispiele für Automatisierung in unserem PIM-System.
Schlussgedanke: Automatisierung in PIM-Systemen
Produktdaten unterliegen ständigen Veränderungen. Entweder kommen neue Daten hinzu oder bestehende Daten werden ergänzt. Hierbei mit dem Kunden Schritt zu halten, kann sehr arbeits- und zeitintensiv sein. Indem man auf Automatisierung beim Management von Produktinformationen setzt, sei es beispielsweise beim Daten-Onboarding, der Texterstellung und Übersetzung oder der Syndizierung in die Verkaufskanäle, spart man sich unglaublich viel Zeit. Die gewonnene Zeit kann an anderer Stelle sinnvoll eingesetzt werden. Warum also mit dem Kunden Schritt halten wollen, wenn man ihm auch einen Schritt voraus sein kann? Lerne am besten heute noch unser PIM-System „OMN PIM“ ganz unverbindlich kennen und profitiere von maximaler Automatisierung beim Management Deiner Produktinformationen: Online Demo anfordern >>
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