Was ist ein DAM-System?

Mach Deinen Content auffindbar mit einem DAM!

Wenn Du guten Content (Bilder, Videos, Dokumente etc.) erzeugst, diesen aber nicht maximal entfalten kannst, da Dein Content für andere schwer auffindbar ist oder nicht bedarfsgerecht vorliegt, dann solltest Du Dich mit DAM-Systemen näher beschäftigen. DAM steht für Digital Asset Management. Die Hauptaufgabe von DAM ist es, digitalen Content in bestmöglicher, redundanzfreier Qualität zu verwalten und diesen bedarfsgerecht an Personen oder angeschlossene Systeme weiterzugeben. Voraussetzung ist, dass der digitale Content beziehungsweise die Media Assets zentral und medienneutral gespeichert werden. DAM ist ebenso unter der Bezeichnung MAM, kurz für Media Asset Management, bekannt. Liegt der Hauptfokus der verwalteten Dateien auf Videos, sagt man auch Video Asset Management (VAM).

WAS IST EIN MEDIA ASSET?

Media Asset ist ein Oberbegriff für jede digitale Medienart. Im Einzelnen kann ein Media Asset ein Bild, ein Foto, eine Grafik, ein Schaubild, eine Video- oder Audiodatei, ein Textbaustein aber auch ein ganzes Dokument (Indesign, PDF, Word, PowerPoint etc.) sein. Theoretisch jeder Content mit Informationsgehalt. Charakteristisch für jedes Media Asset ist, dass es einem kreativen Erstellungsprozess unterliegt. Dieser Kreativprozess kann dabei ein Fotoshooting durch den Fotografen sein, die Erstellung eines Werbe-Videos durch das Marketing oder ein Schaubild durch den Grafiker.  

WARUM BRAUCHT MAN EIN DAM-SYSTEM FÜR DAS
DIGITAL ASSET MANAGEMENT?

Jeder, der Content erzeugt hat, kennt das Problem: Hochwertig erstellte Media Assets lassen sich nicht mehr finden oder werden, wenn sie gefunden werden, in einem anderen Format oder in einer anderen Auflösung benötigt. Das führt zu zeitlichen Verzögerungen und zusätzlichen Kosten, insbesondere wenn die Media Assets nochmals erstellt werden müssen. Gleichzeitig fördert die Digitalisierung einen rasanten Anstieg an digitalen Inhalten, so dass es schnell zu einem undurchsichtigen Content-Wirrwarr (Aktualität, Lizenzierung, Varianten etc.) kommen kann.

Damit die gesamten Media Assets allen Prozessbeteiligten (Personen und Systemen) zur Verfügung gestellt werden können, braucht es eine effektive Organisation dieser. Effektiv bedeutet das, dass die Media Assets an einem zentralen Ort abrufbereit sein müssen, der jederzeit und leicht zugänglich ist. Und hier versagen klassische Ordnerstrukturen auf den Servern. Denn Kollegen beispielsweise aus dem Produkt Management haben vielleicht keinen Zugriff auf den Marketing-Ordner oder umgekehrt. Ein Ordner besitzt zudem keine Schnittstelle, um Systeme wie beispielsweise einen Web-Shop mit Inhalten zu bespielen. Hinzu kommt, dass visuelle Bild-Informationen, nicht einfach wie ein Text-Dokument durchsucht werden können.

Ein Bild ist vergleichbar mit einer Konservenbüchse – ohne ein außen angebrachtes, aussagekräftiges Etikett (zum Beispiel entsprechende Dateinamen oder Metadaten) ist „von außen“ nicht erkennbar, was drin ist. Im digitalen Kontext heißt das, dass ohne eine visuelle Betrachtung des Inhalts keine Rückschlüsse auf den Content gezogen werden können, denn bei Bildern wird erst durch Betrachtung deutlich, welche Personen, Objekte, Produkte, Stimmungen oder Hintergründe abgebildet sind.

Sucht man hingegen nicht nur ein Bild, sondern alle Bilder mit einem bestimmten Motiv, so kann dies schnell zu einer Herkulesaufgabe werden. Sind die Hürden in der Recherche erst einmal überwunden, stellt sich die Frage nach dem richtigen Format oder der richtigen Auflösung, denn nicht jeder Kanal kann mit der gleichen Datei bespielt werden. Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass, angesichts der Fülle an Media Assets, eine klassische Ablagestruktur mit manueller Sichtung schlichtweg nicht mehr möglich und noch weniger finanziell darstellbar ist. Genau hier setzen DAM-Systeme an. Sie schaffen eine zentrale, jederzeit zugängliche Plattform mit medienneutralen Dateien und bieten eine zuverlässige Unterstützung bei der effizienten Recherche und Nutzung von Media Assets.

WAS IST EIN DAM-SYSTEM IM DETAIL?

DAM-Systeme sind in erster Linie Datenbanken. Daher auch der etwas veraltete Ausdruck „Bild- oder Mediendatenbank“. Zu den Hauptaufgaben eines DAM-Systems gehört, neben der zentralen und strukturierten Verwaltung von Media Assets, auch der standardisierte Import und kanalspezifische Export. Um einen standardisierten Import zu ermöglichen, werden die Datenbestände mit umfassenden Informationen, den sogenannten Metadaten, angereichert. Diese Metadaten helfen, die Datenbestände einzuordnen und zu beschreiben. Sie sind wichtig, um Datenstandards sicherzustellen und die spätere Recherche nach den Inhalten zu vereinfachen. Damit der Daten-Export ordnungsgemäß erfolgen kann, hält ein DAM-System alle Media Assets medienneutral vor.

So kann die benötigte Datei, je nach Verwendungszweck (Print oder Online) in unterschiedlichen Formaten und Auflösungen ausgegeben werden – unabhängig ob es sich um einen direkten Download oder um eine automatisierte Übergabe an ergänzende Systeme (wie PIM-System oder Online-Shop) handelt. Möchte ein Vertriebsmitarbeiter beispielsweise das Logo eines Kunden in seine Präsentation einbauen, so wählt er – vereinfacht gesagt – die Ausgabe „Online“ aus. Beim Export wird dies berücksichtigt und der Vertriebskollege erhält das Logo konvertiert für Bildschirmpräsentationen im Farbmodus RGB. Eine zusätzliche Formatanpassung nach Export des Logos erübrigt sich somit vollends. So können selbst Mitarbeiter Inhalte ordnungsgemäß nutzen, die über keine Bildbearbeitungslösung (zum Beispiel Adobe Photoshop) oder Kenntnisse hierfür verfügen.

Einige DAM-Systeme sind sogar in der Lage, Bilder und Fotografien bereits beim Import zu optimieren (zum Beispiel Entfernen von „Bildrauschen“) und sofort richtig abzuspeichern. DAM-Systeme bilden darüber hinaus auch die Basis für integrierte Lösungen wie beispielsweise Redaktions- und Content Management-Systeme, PIM-Anwendungen oder Web-to-Print-Lösungen und versorgen diese Drittsysteme automatisiert mit den richtigen Assets. Per Schnittstelle wird der digitale Content in Online-Shops, auf Landing Pages, E-Commerce-Plattformen, auf der eigenen Website oder in Social Media Kanälen bereitgestellt.

WAS SIND METADATEN?

Metadaten sind strukturierte Hintergrundinformationen zu Dateien, die maschinell lesbar und auswertbar sind. In einem DAM-System dienen sie als Informationsvermittler bei der Suche, Auffindbarkeit und Archivierung von Media Assets. Dazu ergänzen sie die Standardinformationen einer Datei (Name, Größe, Erstellungsdatum etc.) um Daten und Beschreibungen.

Ziel ist es, den Inhalt einer Datei optimal zu beschreiben. Bei einem Foto wären die Standardinformationen zum Beispiel das Erstellungsdatum, der Ort oder Informationen zur Kamera – technische Primärdaten ohne Aussage über den Inhalt. Damit der tatsächlich abgebildete Inhalt erkennbar ist, also ob es sich bei dem Foto um eine Person, ein Produkt oder um ein Objekt handelt und welche Stimmung, Farbe, Muster wiedergegeben wird, werden dem Foto inhaltsbeschreibende Metadaten hinzugefügt. Selbst Text im Bild lässt sich mittels Metadaten beschreiben.

Aber auch Informationen zu Versionen, Rechten, Lizenzen und die Erlaubnis, das Foto zu nutzen oder zu vervielfältigen, können mit Metadaten abgebildet werden. Metadaten sind für DAM-Systeme essentiell. Und die Möglichkeiten, Dateien hiermit visibel zu machen, vielfältig. Daher werden die zu erfassenden Metadaten in DAM-Systemen oft auf die individuellen Bedürfnisse der Nutzer zugeschnitten.

WORIN BESTEHT DER VORTEIL VON DAM-SYSTEMEN?

Der große Vorteil von DAM-Systemen besteht in der medienneutralen Datenzentralität. Dies verschafft nicht nur einen Überblick über tatsächlich existierende und freigegebene Dateien, auf diese kann auch von jedem Ort und jederzeit zugegriffen werden – webbasiert und ohne Systemvoraussetzungen. Parallel ermöglicht ein DAM-System die intelligente Verschlagwortung und Strukturierung der Dateien für eine effiziente Suche und zuverlässige Bereitstellung an Personen oder Drittsysteme. Denn Kunden möchten die angebotenen Inhalte sofort sehen, ob informativ oder zur Unterhaltung.

So nützt der beste Content nichts, wenn dieser bei den Erstellern verkümmert und für potentielle Kunden nicht sichtbar ist. DAM-Systeme verschaffen daher nicht nur Geschwindigkeit in der Kommunikation, sie versichern auch die Nutzung des richtigen digitalen Contents indem Datenstandards beim Import, der Verwaltung und der Ausgabe sichergestellt werden. Falsche Formate, veraltete Versionen, speicherplatz-vereinnahmende Dubletten, unterschiedliche Varianten, Strafen bei Urheberrechtsverletzungen oder gar die erneute Materialerstellung gehören mit DAM-Systemen der Vergangenheit an. Im Zuge der digitalen Transformation sind DAM-Systeme zudem fester Teil von Digitalisierungsmaßnahmen.

BENÖTIGst Du WIRKLICH EIN DAM-SYSTEM?

VORTEILE GEGENÜBER CMS, SHAREPOINT UND DROPBOX

Vorneweg: Ja. Ein Content Management-System (CMS) ist im weitesten Sinne auch ein System für digitale Inhalte, doch leider ist es nur bedingt für die Verwaltung von Media Assets geeignet. Die Hauptaufgabe von CMS besteht darin, redaktionelle Inhalte auf Websites, Blogs oder Online-Shops zu veröffentlichen. Die Media Assets sind ergänzendes Medium zu den Texten und stehen nicht im Fokus von Content Management Systemen. Daher werden Media Assets in CMS auch nicht ausgabeneutral, sondern kanalspezifisch aufbereitet vorgehalten. Auch ist Microsoft Sharepoint nicht gleichzusetzen mit DAM-Systemen.

Zwar lassen sich digitale Inhalte auch in Sharepoint ablegen und teilen, allerdings nur in Ordnerstrukturen und dies in den dafür vorgesehenen Seiten und Unterseiten. So kann es sein, dass der erstellte Content nicht global zur Verfügung steht, da sich dieser in bestimmten Unter- oder Abteilungsseiten befindet, zu denen man keine Berechtigung hat oder gar von der Existenz weiß. Ein weiterer Punkt ist, dass Microsoft Sharepoint den erstellten, ebenso kanalspezifischen Content, lediglich verwaltet und keine Formatumwandlungen zulässt. Ähnlich verhält es sich mit Dropbox, das auch „nur“ als Speicherplatz für digitale Inhalte zur Verfügung steht.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass weder ein CMS, noch Microsoft Sharepoint oder Dropbox, die Tiefe und Funktionen eines DAM-Systems abbilden kann und die Hauptfunktion der medienneutralen Ablage und effektiven Suche bereitstellt.

Wie findest Du das passende DAM-System?

Dein digitaler Content wächst rasant und Du bist Dir bewusst, dass Du die enorme Assetmenge nur noch mit einem DAM-System beherrschen kannst? Herzlichen Glückwunsch zu diesem Entschluss. Jetzt musst Du nur noch das für Dich passende DAM-System finden. Hier haben wir sieben Tipps für Dich, die Dir helfen sollen, schnell Deinen DAM-Favoriten ausfindig zu machen: