Success Story
Office Depot: zentrale Bilddaten und Katalogproduktion für Europa
Seit 2005 unterstützt apollon Office Depot Europa mit OMN: ein zentrales Portal für Bilddaten, Druckerzeugnisse und Seiten, über das Werbeabteilungen aller angeschlossenen Länder in einem einheitlichen Prozess arbeiten. Herr Vigener, Direktor Media Production Center, berichtete im Interview über die Partnerschaft.
Auf einen Blick
Branche
Geschäftsbedarf und Dienstleistungen für Unternehmen: Versandhandel, Web, Einzelhandel
Präsenz
dreizehn Länder mit den Kernmarken Office Depot und Viking, Einzelhandel in Frankreich und Schweden (Stand Interview)
Lösung
OMN – zentrales Portal, Bilddatenmanagement, Katalogproduktion, automatisierte Bild-Workflows
Partnerschaft
seit 2005
Betrieb
2024 auf OMN 6 in der Cloud aktualisiert
„OMN (Online Media Net) ist ein Tool, das sich optimal an Veränderungen und Bedürfnisse anpasst und sich mit der Zeit ständig weiterentwickelt.“
Herr Vigener, Direktor Media Production Center bei Office Depot Europa
Ausgangssituation
Druckvorstufe neu aufstellen
Vor OMN
- Prepress-Abteilung musste nach der Übernahme von Viking Direct nach Europa verlagert werden
- Werbeabteilungen an vielen Standorten in verschiedenen Ländern
- Große Mengen an Bilddaten, die überall verfügbar sein müssen
Office Depot Europa bietet Geschäftsbedarf und Dienstleistungen für effektiveres Arbeiten – vom klassischen Sortiment aus Papier, Büroartikeln und Schreibwaren über neue Technologien, Druck- und Dokumentendienste, Firmendienstleistungen, Anlagenausstattung und Möbel bis zu Schulbedarf. Kunden schätzen Produktvielfalt, schnellen Service und Versandsicherheit sowie Web, Print, Call-Center und Konto-Management; Großkunden erhalten ergänzende Dienstleistungen von Managed Print Services bis zur Speicherplatzbereitstellung.
Als Office Depot 2005 Viking Direct übernahm, wurde das Viking-Headquarter in Los Angeles geschlossen. Die Prepress-Abteilung musste nach Europa übertragen werden. Office Depot suchte deshalb einen Dienstleister, der diese Idee schnell in eine praktische Lösung umsetzen konnte.
Gleichzeitig veränderte die Digitalisierung den Markt für Büroprodukte: Das Marktvolumen schrumpft, der Internethandel gewinnt an Bedeutung, und Flexibilität wird immer wichtiger. Im klassischen Versandhandel hat sich das Druckvolumen der Kataloge laut Herrn Vigener halbiert; der Katalog übernimmt zunehmend die Aufgabe, Kundinnen und Kunden online zu bringen. Eine große Herausforderung ist, interne Prozesse schnell an sich ändernde Bedingungen anzupassen.
Projektziele
Was Office Depot erreichen wollte
01
Einheitlich über alle Standorte
Abteilungen an verschiedenen Standorten sollen einheitlich arbeiten; Prozesse sollen transparent und effektiv steuerbar sein.
02
Assets zentral verwalten
Daten und Bilder sind in vielen Ländern identisch – deshalb sollen sie nicht lokal, sondern zentral verwaltet werden und für neue Portfolios in anderen Ländern direkt verfügbar sein.
03
Bilddaten sicher verfügbar
Bilddaten und Seiten sollen störungsfrei und sicher an allen Standorten verfügbar sein.
04
Automatisierte Bildbearbeitung
Das System soll automatische Schnittstellen und Prozesse zur Bildbearbeitung wie Maskierungen bieten und doppelte Bilder vermeiden.
Die Lösung
Ein zentrales Portal mit OMN
Nach einem Auswahlprozess mit verschiedenen Anbietern entschied sich Office Depot für Meyle+Müller und apollon – wegen ihrer Erfahrung in der Massenproduktion von Katalogen. OMN war zu diesem Zeitpunkt bereits bei zwei deutschen Versandhändlern im Einsatz. Gemeinsam entstand ein Konzept, das die Expertise von apollon mit den Anforderungen von Office Depot verbindet: ein hochgradig automatisierter Workflow.
Einheitlicher Prozess für alle Länder
Über die Plattform liefern die lokalen Werbeabteilungen Daten aus allen angeschlossenen Ländern als Teil eines einheitlichen Prozesses an apollon.
Inhouse-Portal für alle Abteilungen
Ein Portal gibt allen Abteilungen Zugriff auf alle Assets, Druckerzeugnisse und Seiten. Call-Center, Merchandising und Marketing nutzen es aktiv.
Bild-Workflow mit Eingangsprüfung
Eingehende Bilder werden in OMN automatisch geprüft – etwa auf Namenskonvention und Farbraum –, dem jeweiligen Land zugeordnet, bei Bedarf zur Freistellung übergeben, archiviert und ausgeliefert. Den Status zeigen Berichte im OMN-Frontend.
Doppelte Bilder vermeiden
Eine automatisierte Bildvergleichsfunktion hilft, Dubletten zu vermeiden.
Weiterentwicklung auf OMN 6
2024 wurde die Lösung auf OMN 6 im Cloud-Betrieb aktualisiert.
In Zahlen
2005
Start der Partnerschaft
13
Länder in einem einheitlichen Prozess (Stand Interview)
2
Kernmarken: Office Depot und Viking
„Der Ansatz gewährleistet, dass Assets und Produkte, die in einem anderen Land schnell in ein Portfolio integriert werden müssen, direkt verfügbar sind.“
Herr Vigener, Direktor Media Production Center bei Office Depot Europa
Ergebnisse
Was die Lösung leistet
Weniger Bearbeitungskosten
Die zentrale Verwaltung aller Assets reduziert die Bearbeitungskosten und vermeidet Redundanzen.
Schnell in neuen Ländern
Assets und Produkte, die in einem anderen Land schnell in ein Portfolio aufgenommen werden müssen, sind direkt verfügbar.
Transparente Prozesse
Die Prozesse lassen sich standortübergreifend transparent und effektiv steuern.
Langfristig im Einsatz
Trotz der Umstrukturierung des Unternehmens ist die Lösung weiter in Benutzung – weil sich OMN an Veränderungen anpasst und kontinuierliche Verbesserungen und Updates ermöglicht.
Ausblick
Weitere Automatisierung
Im Interview kündigte Office Depot an, einen Teil der Prozesse mit einer cloudbasierten OMN-Erweiterung, neuen Plug-ins und zusätzlichen Funktionen weiter zu automatisieren. 2024 wurde die Lösung auf OMN 6 in der Cloud aktualisiert und der Bild-Workflow neu umgesetzt.
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