Wie du deinen Chef von einem PIM-Projekt überzeugst!

Product Information Management

Irgendwann kommt jedes herstellende Unternehmen an den Punkt, an dem die Sammlung, Verwaltung, Pflege, Anreicherung und Distribution von Produktdaten so aufwendig werden, dass der Einsatz eines Product Information Management Systems (PIM-Systems) anfängt, Sinn zu machen. Mit der Komplexität des heutigen Digital Commerce kommt dieser Zeitpunkt mittlerweile immer früher – und dennoch scheuen sich viele Entscheider davor, ein PIM-Projekt zu starten.

Wenn Du im E-Commerce verkaufen möchtest, muss Dein Produkt auf den ersten Blick attraktiv sein. Doch Produktdaten überzeugend aufzubereiten, kann Zeit und Nerven kosten. Besonders dann, wenn der manuelle Aufwand zu groß ist. Höchste Zeit, auf ein PIM-System umzustellen. Doch wie überzeugst Du Deinen Chef von einem PIM-System? Wir verraten es Dir. Aber fangen wir zunächst von vorne an, nämlich bei den Einwänden. Die lauten meist so oder so ähnlich:

• Wir haben kein Budget für eine neue Software.
• Ein solches Implementierungsprojekt bindet zu viele interne Ressourcen.
• Das, was wir brauchen, lässt sich doch auch prima mit Excel oder dem Produktkatalog des Shopsystems lösen.

Kommt Dir bekannt vor? Dann weißt Du auch, dass den Einwänden eine ganze Reihe von Problemen und Ineffizienzen gegenüberstehen, die ein PIM beseitigen kann. Lagebesprechung steht an. Die erste Aufgabe lautet also, die aktuelle Lage möglichst genau zu umschreiben und dabei klarzumachen, dass die zukünftigen Herausforderungen die momentane Situation nur noch verschärfen werden:

• Hoher manueller Aufwand
  Ohne ein PIM-System müssen die Verantwortlichen händisch Daten pflegen und für die Ausspielung kanalspezifisch aufbereiten. Der Aufwand, der dahintersteckt, ist nicht nur enorm – auch die Fehleranfälligkeit dieser Prozesse ist sehr hoch. Hinzu kommt, dass kaum mehr Zeit bleibt, um wertvollere, strategische Aufgaben anzugehen.
• Probleme mit der Datenqualität
  Die Produktdaten Deiner Artikel müssen Eure Qualität hervorheben und dabei das volle Potential ausschöpfen. Bei manuellen Qualitätsprüfungen sind Fehler vorprogrammiert. Nutzt man hingegen PIM-Systeme, unterstützen diese durch Validierungsregeln und automatisierte Prüf-Workflows die Einhaltung von Datenqualitätsvorgaben, sodass Produktdaten nicht nur bereits in optimaler Qualität beschafft und angelegt, sondern auch entsprechend den Anforderungen von Händlern, Ausgabekanälen und anderen Empfängern angereichert werden.
• Ineffektive Produktkommunikation
  Die Nutzung von verschiedenen Kommunikationskanälen ist heute wichtiger denn je – und mit neuen Absatzmöglichkeiten wie Social Commerce steigt die Komplexität immer mehr. Wer versucht, diese Herausforderung ohne ein PIM-System zu lösen, arbeitet ineffektiv, mit verzögerter Time-to-Market und wenig Flexibilität in der Kommunikation.
• Verteilte Produktdaten
  Ohne ein zentrales PIM-System liegen Produktdaten häufig in unterschiedlichen Quellen verstreut im Unternehmen, die zusammengeführt werden müssen. Das führt schnell zu Redundanzen und veralteten Datensätzen. Zudem erschwert es die Zusammenarbeit im Team.

Klingt alles plausibel. Aber auch wenn diese Gründe noch so überzeugend sind, brauchst du die richtigen Antworten auf die eingangs erwähnten Einwände der Entscheider, um ihnen den Wind aus den Segeln zu nehmen:

„Wir haben kein Budget für neue Software.“
Dank modernen Software-as-a-Service-Lösungen ist die Beschaffung von neuen Systemen nicht mehr mit den hohen Investitionssummen aus der On-Premises-Zeit verbunden. Außerdem gibt es preislich sowie funktional enorme Unterschiede zwischen den Anbietern, sodass es für jeden Bedarf das passende Angebot gibt. Die Mehrkosten für die manuelle Datenverwaltung und -pflege, Fehlerbereinigungen sowie für die redundante Datenhaltung müssen zusätzlich in die Waagschale geworfen werden.

„Ein solches Implementierungsprojekt bindet zu viele interne Ressourcen.“
Auch bei der Implementierung zeigen SaaS-Lösungen ihre Stärke. Verglichen mit On-Premises-Installationen ist die Implementierung und Systemintegration von SaaS-Lösungen mit viel weniger Aufwand und Kosten verbunden. Dennoch lässt sich die Einbindung von internen Ressourcen natürlich nicht ganz vermeiden – sie liefern essenziellen Input für die Anforderungsdefinition, das Testing und die Einbindung des neuen Systems in die Prozesse. Die internen Aufwände lassen sich jedoch durch das Einbinden eines Integrationspartners auf ein Minimum reduzieren und in der Regel – vor allem, wenn interne Integrationsexpertise fehlt – ist die Implementierung und Integration durch einen Experten wichtig für die effektive Nutzung des neuen PIM-Systems.

„Das, was wir brauchen, lässt sich doch auch prima mit Excel oder dem Produktkatalog des Shopsystems lösen.“
Tatsächlich werden Produktdaten auch heute noch sehr häufig in Exceltabellen verwaltet und zwischen Lieferanten und Händler geteilt. Aber weder Tabellenprogramme noch der Produktkatalog eines Shopsystems kann eine PIM-Lösung ersetzen, denn PIM-Systeme sind eigens für diese Aufgabenstellungen geschaffen. Neben den vielen manuellen Aufgaben bei der Nutzung von Excel & Co fehlt es diesen „Alternativen“ an PIM-spezifischen Funktionsbereichen:

• Daten-Onboarding
  Ein solides PIM-System integriert Produktdaten aus allen möglichen Quellsystemen – egal, ob Exceltabelle, Lieferantenanbindung oder ERP – und stellt sie zentral und im richtigen Format in einer einzigen Single Source of Truth zur Verfügung. Man kann daher sofort mit der Datenanreicherung beginnen und verliert keine Zeit damit, erst einmal Daten zu bereinigen, bevor es richtig losgeht.
• Anreicherung von Produktinhalten
  Um wirkungsvollen Product Content zu kreieren, müssen die Produktdaten mit den richtigen Marketingtexten, Bildern und Videos angereichert werden. Ein modernes PIM-System erleichtert auch diese Aufgabe mit Automatisierungen und nahtloser Integration mit ergänzenden Systemen wie dem Digital Asset Management.
• Übersetzung & Lokalisierung
  Personalisierung ist ein wichtiges Element für eine wirkungsvolle Produktkommunikation. Außerdem eröffnet es neue Absatzregionen. Um kontextabhängig Product Content ausspielen zu können, müssen die Produktinformationen entsprechend in die richtigen Landessprachen übersetzt und an lokale Richtlinien und Regeln angepasst werden. Moderne PIM-Systeme können dies mithilfe Künstlicher Intelligenz automatisieren und kommen dabei ganz ohne externe Dienstleister für Übersetzungen aus.
• Datenqualität sichern
  PIM-Systeme unterstützen bei der Etablierung und Einhaltung einer starken Data Governance und stellen sicher, dass die Produktdaten in der richtigen Qualität vorliegen – und das bereits beim Onboarding, also bei der Beschaffung der Stammdaten.
• Syndizierung von Produktdaten
  Jeder Absatzkanal hat seine eigenen Spielregeln, wie Produktinfos bereitgestellt werden sollen. Um in allen relevanten Kommunikationskanälen eine konsistente Product Experience zu schaffen, verfügen moderne PIM-Lösungen über Product Content Syndication-Funktionen, mit deren Hilfe Produktbotschaften auf Knopfdruck zielgerichtet und kontextabhängig in allen Ausgabekanälen ausgespielt werden. Das verkürzt die Time-to-Market und sorgt für einen effizienten Markenaufbau für alle Zielgruppen gleichzeitig.
• Neue Absatzkanäle per Mausklick
  In einem PIM-System liegen alle Daten, die man für die Produktkommunikation benötigt, medienneutral bereit. Daher ist es für ein PIM ein Kinderspiel, jeden Kanal entsprechend den Vorgaben richtig zu bespielen. Und da ein PIM jeden Kanal bedienen kann, kann man mit einem PIM-System auch neue Absatzkanäle einfach per Mausklick ausprobieren. Potenzielle Absatzkanäle lassen sich mit einem PIM daher ohne jeglichen Aufwand auf ihre Rentabilität testen.

Warum jetzt der richtige Zeitpunkt für ein PIM-System ist

Tatsächlich war die Zeit nie besser, um sich dem Thema PIM zu widmen. Der industrieweite Ressourcenmangel drängt die Unternehmen dazu, sich intern effizienter aufzustellen, Aufgaben und Workflows weitestgehend zu optimieren und bestehende Ressourcen gezielter einzusetzen. Gleichzeitig erhöhen regulatorische Vorgaben den Druck, immer mehr Daten – beispielsweise Nachhaltigkeitsinformationen – zu verwalten und transparent zur Verfügung zu stellen. Und auch von Seiten des Digital Commerce wächst die Erwartungshaltung, immer flexibler, immer schneller und immer diversifizierter zu kommunizieren. Die dafür notwendige Datenmenge und -geschwindigkeit ist manuell längst nicht mehr beherrschbar.

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