Damit Dein DAM-Projekt nicht scheitert

Digital Asset Management

In der digitalen Welt, in der Unternehmen täglich mit einer Flut von Inhalten und Medien arbeiten, scheint die Implementierung eines Digital Asset Management (DAM) Systems eine einfache Entscheidung zu sein. Ein DAM-System soll Dir helfen, digitale Ressourcen zu organisieren, zu speichern und effizient zu nutzen. Doch trotz der offensichtlichen Vorteile scheitern viele DAM-Projekte. Warum ist das so? In diesem Blogartikel beleuchten wir die häufigsten Gründe für das Scheitern von DAM-Projekten und bieten Dir Lösungen an, wie Du diese Herausforderungen meistern kannst.

Exkurs: Was ist ein DAM-System?

DAM-Systeme speichern und verwalten digitale Assets, damit diese bei Bedarf direkt abgerufen werden können. Digitale Assets können Bilder, Fotos, Logos, Grafiken, Videos, Audios, Präsentationen oder Dokumente sein, sprich sämtliche Marketingmaterialien eines Unternehmens. Das fertige Asset steht in erster Linie im Vordergrund. Daher ist es die Hauptaufgabe von DAM-Systemen, diese Assets an einer zentralen Stelle zu speichern, leicht auffindbar zu machen, zu versionieren, den berechtigten Personen bereitzustellen und an die richtigen Systeme (z.B. Online-Shop oder Marktplatz) zu übertragen.

Mehr zum Thema DAM findest Du hier:

Screenshot von OMN DAM als Beispiel für ein DAM-System in Bezug zum Artikel "Warum DAM-Projekte scheitern"

Warum DAM-Projekte scheitern: Ursachen und Lösungen

Heute gibt es eine Vielzahl verschiedener Systeme im Bereich Digital Asset Management (DAM). Die Erkenntnis, dass die Implementierung eines DAM-Systems für Unternehmen äußerst vorteilhaft ist, hat sich mittlerweile durchgesetzt und gehört zum allgemeinen Standard. Doch bevor Du Dich für ein DAM-System entscheidest, solltest Du folgende Stolpersteine beachten, um sicherzustellen, dass Dein DAM-Projekt ein Erfolg wird.

1. Unklare Ziele und Anforderungen

Ursache: Einer der Hauptgründe für das Scheitern von DAM-Projekten ist das Fehlen klar definierter Ziele und Anforderungen. Ohne ein klares Verständnis davon, was das DAM-System leisten soll und welche spezifischen Bedürfnisse es erfüllen muss, wird es schwierig, ein erfolgreiches Projekt zu planen und umzusetzen.

Lösung: Bevor du ein DAM-Projekt startest, solltest du klare Ziele und Anforderungen festlegen. Identifiziere die Hauptprobleme, die das System lösen soll und die spezifischen Funktionen, die benötigt werden. Beteilige alle relevanten Stakeholder in Deinem Unternehmen, um sicherzustellen, dass alle Anforderungen berücksichtigt werden. Folgende Fragen können Dich dabei unterstützen:

Frage 1: Wozu brauche ich ein DAM?

Mögliche Antworten könnten sein:

  • Organisation und Verwaltung: Ich benötige ein DAM, um meine digitalen Inhalte (Bilder, Videos, Dokumente) zentral zu organisieren und leicht zugänglich zu machen.
  • Effizienzsteigerung: Ein DAM hilft mir, Zeit zu sparen, indem es den Suchprozess und die Verwaltung von Inhalten vereinfacht.
  • Konsistenz und Qualität: Ich möchte sicherstellen, dass alle verwendeten Inhalte aktuell und von hoher Qualität sind, um eine konsistente Markenpräsentation zu gewährleisten.
  • Kollaboration: Ich benötige ein DAM, um die Zusammenarbeit im Team zu verbessern und den Zugriff auf Dateien für verschiedene Abteilungen oder externe Partner zu erleichtern.
  • Systemintegration: Ein DAM hilft mir, meine Touchpoints (Online-Shop, Marktplatz etc.) mit den richtigen Assets automatisiert zu bespielen.

Frage 2: Was muss mein DAM können?

Mögliche Antworten könnten sein:

  • Metadatenverwaltung: Das DAM sollte in der Lage sein, Metadaten effektiv zu verwalten, damit Inhalte leicht durchsucht und gefiltert werden können.
  • Benutzerfreundlichkeit: Es sollte eine intuitive Benutzeroberfläche bieten, die den Zugriff und die Verwaltung von Inhalten vereinfacht.
  • Sicherheit: Das System muss über robuste Sicherheitsfunktionen verfügen, um sensible Daten zu schützen.
  • Integration: Es sollte sich nahtlos in bestehende Systeme und Workflows integrieren lassen, wie z.B. PIM (Product Information Management System), Shopsystem oder Marketing-Automation-Tools.
  • Skalierbarkeit: Das DAM sollte in der Lage sein, mit dem Wachstum des Unternehmens und der Zunahme der digitalen Inhalte Schritt zu halten.

Frage 3: Welche Features brauche ich zum jetzigen Zeitpunkt?

Mögliche Antworten könnten sein:

  • Suchfunktion: Eine leistungsstarke Suchfunktion ist unerlässlich, um schnell die benötigten Inhalte zu finden.
  • Versionierung: Die Möglichkeit, verschiedene Versionen eines Assets zu speichern und zu verwalten.
  • Benutzer- und Rollenverwaltung: Eine detaillierte Kontrolle über Benutzerzugriffe und Berechtigungen.
  • Automatisierte Workflows: Tools zur Automatisierung von Genehmigungs- und Veröffentlichungsprozessen.
  • Reporting und Analysen: Funktionen, um die Nutzung und Leistung der digitalen Inhalte zu überwachen und zu analysieren.

Frage 4: Welche Features möchte ich in Zukunft eventuell integrieren?

Mögliche Antworten könnten sein:

  • Künstliche Intelligenz: Funktionen zur automatischen Kategorisierung, Tagging oder Bearbeitung von Inhalten mittels KI.
  • Erweiterte Analysen: Tiefgehende Analysetools zur besseren Auswertung der Inhaltsnutzung und zur Optimierung der Strategie.
  • Erweiterte Integrationen: Verbindungen zu weiteren Unternehmenssystemen wie CRM (Customer Relationship Management) oder Social Media Management Tools.
  • Erweiterte Kollaborationswerkzeuge: Tools für eine noch bessere Zusammenarbeit, wie gemeinsame Bearbeitung oder Feedback-Funktionen in Echtzeit.
  • Personalisierung: Möglichkeiten zur Personalisierung von Inhalten für unterschiedliche Zielgruppen.

Frage 5: Welches Budget habe ich zur Verfügung?

Mögliche Antworten könnten sein:

  • Kosten-Nutzen-Analyse: Ich möchte ein DAM-System, das ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis bietet und innerhalb meines Budgets liegt.
  • Langfristige Investition: Ich bin bereit, in ein DAM zu investieren, das meine aktuellen und zukünftigen Bedürfnisse erfüllt, auch wenn es initial höhere Kosten verursacht.
  • Skalierbare Kosten: Ich bevorzuge ein System mit skalierbaren Kosten, das es mir ermöglicht, je nach Bedarf Funktionen hinzuzufügen oder zu entfernen.
  • Gesamtkosten: Neben den Anschaffungskosten berücksichtige ich auch die laufenden Kosten für Wartung, Updates und möglicherweise notwendige Schulungen.

2. Mangelnde Unterstützung durch das Management

Ursache: Ohne die Unterstützung des Managements fehlt es oft an den notwendigen Ressourcen, sei es in Form von Budget, Zeit oder Engagement der Mitarbeiter. DAM-Projekte können umfangreich und teuer sein, und ohne die Unterstützung der Führungsebene können sie schnell ins Stocken geraten.

Lösung: Sichere Dir die Unterstützung des Managements von Anfang an. Präsentiere einen soliden Business Case, der die Vorteile eines DAM-Systems und den erwarteten ROI (Return on Investment) aufzeigt. Regelmäßige Updates und klare Kommunikation über den Fortschritt und die Erfolge des Projekts helfen, die Unterstützung aufrechtzuerhalten.

Symbolbild einer Frau zum Artikel "Warum DAM-Projekte scheitern"

3. Unzureichende Planung und Projektmanagement

Ursache: Viele DAM-Projekte scheitern aufgrund schlechter Planung und unzureichendem Projektmanagement. Ohne einen klaren Plan, klare Verantwortlichkeiten und eine kontinuierliche Überwachung kann das Projekt schnell außer Kontrolle geraten.

Lösung: Setze auf bewährte Projektmanagement-Methoden und -Tools, um Dein DAM-Projekt zu planen und durchzuführen. Definiere klare Meilensteine und Verantwortlichkeiten und sorge für eine regelmäßige Überprüfung und Anpassung des Projekts, um auf unerwartete Herausforderungen reagieren zu können.

4. Unzureichende Benutzerakzeptanz

Ursache: Ein DAM-System kann noch so gut sein, wenn die Benutzer es nicht annehmen oder nicht richtig nutzen, wird es scheitern. Widerstand gegen Veränderungen, mangelndes Training und fehlendes Bewusstsein für die Vorteile des Systems können die Akzeptanz beeinträchtigen. Entgegen aller Maßnahmen besteht die Gefahr, dass die Anwender weiterhin auf die ihnen vertrauten Systeme und Ablageorte zurückgreifen. Beispielsweise nutzt das Marketing weiterhin „SharePoint“, die Agenturen liefern Medien über einen FTP-Server und der Vertrieb speichert Präsentationen auf Laufwerken.

Lösung: Stelle sicher, dass alle Benutzer ausreichend geschult sind und biete kontinuierlichen Support an, um den Übergang zu erleichtern. Um die Nutzung des neuen Systems zu fördern, sollte der Nutzen klar kommuniziert werden. Zeige konkrete Beispiele, wie das DAM-System die Arbeitsabläufe verbessert und effizienter gestaltet. Schaffe Anreize für die Nutzung des neuen Systems und reduziere schrittweise die Abhängigkeit von alten Ablageorten. Regelmäßige Feedback-Runden und Unterstützungssitzungen helfen, anfängliche Hürden zu überwinden und die Akzeptanz zu erhöhen.

5. Unzureichende Datenqualität und -pflege

Ursache: Ein DAM-System ist nur so gut wie die Daten, die darin gespeichert sind. Wenn die Qualität der Daten schlecht ist oder sie nicht regelmäßig aktualisiert und gepflegt werden, wird das System ineffektiv und unzuverlässig.

Lösung: Implementiere strenge Richtlinien und Prozesse für die Datenqualität und -pflege. Stelle sicher, dass alle digitalen Assets korrekt und konsistent mit den entsprechenden Metadaten versehen sind. Regelmäßige Überprüfungen und Audits helfen, die Datenqualität aufrechtzuerhalten.

6. Fehlende Integration mit anderen Systemen

Ursache: Ein DAM-System funktioniert selten isoliert. Ohne eine nahtlose Integration mit anderen Systemen, wie Product Information Management Systemen (PIM), Shopsysteme oder Marketing Automation Tools, können Silos entstehen, die die Effizienz beeinträchtigen.

Lösung: Wähle ein DAM-System, das sich gut in Deine bestehende Systemlandschaft integrieren lässt. Arbeite eng mit IT-Experten zusammen, um sicherzustellen, dass alle Systeme reibungslos miteinander kommunizieren. Plane die Integration von Anfang an, um spätere Probleme zu vermeiden.

7. Fehlende Strukturierung vor der Inbetriebnahme

Ursache: Ein DAM-System ist ein mächtiges Werkzeug, aber es kann nur so effektiv sein wie die Struktur, die ihm zugrunde liegt. Ohne eine klar definierte Struktur und Organisation zur Verwaltung der digitalen Assets kann das System chaotisch und unübersichtlich werden. Dies führt dazu, dass Benutzer Schwierigkeiten haben, die benötigten Dateien zu finden und effizient zu arbeiten.

Lösung: Bevor du ein DAM-System in Betrieb nimmst, solltest Du eine klare Struktur und Organisationsrichtlinien entwickeln. Definiere, wie die digitalen Assets kategorisiert, benannt und verschlagwortet werden sollen. Erstelle eine einheitliche Taxonomie und Metadatenstandards, die von allen Benutzern befolgt werden. Durch die Festlegung dieser Strukturen im Voraus stellst Du sicher, dass das DAM-System von Anfang an gut organisiert ist und effizient genutzt werden kann. Regelmäßige Schulungen und Updates dieser Richtlinien helfen dabei, die Struktur aufrechtzuerhalten und Anpassungen vorzunehmen, wenn sich die Anforderungen ändern.

Schlussgedanke: Damit Dein DAM-Projekt nicht scheitert

DAM-Projekte scheitern oft aus einer Kombination von Gründen. Der Hauptgrund liegt jedoch meist nicht in der Implementierung und Einrichtung, sondern in der Pflege der Daten. Häufig haben die Dateien keine sprechende Bezeichnung und müssen nach dem Import erst getaggt und kategorisiert werden, damit sie später auch tatsächlich gefunden und genutzt werden können. Bei einer riesigen Menge an Daten kann das schnell zu einer endlosen Aufgabe werden. Und wenn dann noch die Internationalisierung ins Spiel kommt, scheint wirklich kein Ende in Sicht zu sein.

Zum Glück gibt es inzwischen Unterstützung: Künstliche Intelligenz (KI) ist das Zauberwort. In DAM-Systeme integrierte KI-Services übernehmen die lästigen Aufgaben der Kategorisierung, Verschlagwortung und Übersetzung und erhöhen dabei die Datenqualität im Vergleich zur manuellen Bearbeitung erheblich. Der Zeitgewinn ist dabei enorm.

Wenn du planst, ein DAM-System einzuführen, solltest du das Thema KI nicht auf später verschieben, sondern bereits bei der Recherche nach geeigneten DAM-Systemen berücksichtigen. Denn das tägliche Doing entscheidet über den Erfolg eines DAM-Projekts, schließlich werden ständig neue Medien erstellt. Ein erfolgreiches DAM-Projekt erfordert Engagement und kontinuierliche Anstrengungen, aber die Vorteile, die es bietet, sind es wert.

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Screenshot von OMN DAM, dem Digital Asset Management System von apollon
OMN DAM mit dem KI-Service „AI Tagging“

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