DAM vs. andere Speicherlösungen: Ein Vergleich mit CMS, SHAREPOINT UND DROPBOX
Digital Asset MANAGEMENT
Bilder erregen Aufmerksamkeit, Bilder helfen beim Lernen, Bilder erklären schwierige Konzepte. Stell Dir vor, Du müsstest einen Kleiderschrank aufbauen und hättest hierzu nur eine textliche Aufbauanleitung. Grausam oder? Die visuelle Wahrnehmung spielt eine große Rolle in unserem Leben, denn Bilder gehen direkt ins Gehirn und bleiben im Kopf. So wichtig Bilder sind, so sehr wird ihre Verwaltung vernachlässigt und mit rudimentären Speicherlösungen abgewickelt. Dabei sollten Bilder behutsam behandelt werden. Wir zeigen Dir in diesem Beitrag, warum Du Deine visuellen Inhalte in einem DAM-System managen solltest.
Der Mensch ist ein Augentier. Obwohl er fünf Sinnesorgane hat, nimmt er 80 Prozent aller Informationen visuell wahr. Er denkt, träumt und spricht regelrecht in Bildern. Und Bilder sind schnell. Unser Gehirn verarbeitet Bilder 60.000 mal schneller als Text! So hoch ist die Wirkung von Bildern. Da ist es nicht verwunderlich, warum man in Marketing auf Bilder setzt. Schließlich ist die visuelle Wahrnehmung ein Teil des Erlebens und das persönlich Erlebnis beeinflusst maßgeblich das Verhalten des Betrachters. Bild schlägt Text. Jetzt wird auch klar, warum Bilder beziehungsweise visueller Content nicht irgendwie in irgendeiner Speicherlösung verwaltet werden sollte, sondern in eigens dafür geschaffenen Systemen – dem DAM-System.
Warum reichen CMS, SharePoint und Dropbox als Speicherlösungen nicht aus?
Inzwischen gibt es unzählige Speicherlösungen zur Verwaltung von visuellen Inhalten. Ob Content Management Systeme (CMS), Microsoft SharePoint oder Dropbox, alle können Dateien verwalten. Oder doch nicht? Lass uns die Systeme im Detail anschauen.
Content Management System (CMS)
Content Management Systeme (CMS) sind Softwareanwendungen, um digitale Inhalte zu erstellen und zu verwalten. Sie werden in zwei Gruppen unterteilt: Enterprise Content Management (ECM) und Web Content Management (WCM). Das erste System befasst sich mit allen anfallenden Daten eines Unternehmens, das zweite System bzw. WCM wird vor allem zum Betreiben von Websites, aber auch für „Offline-Plattformen“ (zum Beispiel einem Intranet) eingesetzt. Wenn im alltäglichen Gebrauch die Rede von einem CMS ist, ist damit meist ein WCM gemeint.
CMS sind hauptsächlich darauf ausgelegt, redaktionelle Inhalte wie Texte und Bilder für Webseiten oder Blogs zu veröffentlichen. Die Verwaltung von Media Assets, also visuellen Inhalten wie Bilder oder Videos, ist dabei oft nur ein Nebenprodukt und nicht der Schwerpunkt. Aus diesem Grund werden die Assets kanalspezifisch gespeichert. Sobald diese Assets aber nicht nur auf Webseiten Verwendung finden, stößt ein CMS schnell an seine Grenzen. Die Medienverwaltung ist beschränkt auf das Format für den jeweiligen Kanal. Eine ausgabenneutrale Speicherung der Assets, um daraus vielfältige Formate, Versionen und Varianten zu generieren, ist nicht möglich. Angesichts der heutigen Informations- und Shoppingkanäle ist ein CMS daher nicht die richtige Wahl, um visuellen Content zu verwalten.
SharePoint
SharePoint ist eine Webanwendung von Microsoft. Es wurde ursprünglich für die Verwaltung von Dokumenten konzipiert, also zur Ablage und zum Teilen digitaler Inhalte in der Microsoft-Cloud. Inzwischen wurde SharePoint jedoch erweitert und zu einer Content-Management-Plattform umgebaut.
Die Ablage der Inhalte erfolgt in Ordnerstruktur innerhalb bestimmter Seiten und Unterseiten. Ein gemeinsamer Zugriff wird über “Dateifreigaben” realisiert, d.h. sind die in SharePoint abgelegte Dateien freigegeben, so können auch andere Nutzer darauf zugreifen. Diese Freigabefunktion kann allerdings dazu führen, dass Inhalte nicht unternehmensweit verfügbar sind, weil sie in abteilungsspezifischen Bereichen liegen, für die manche Mitarbeiter keine Zugriffsrechte haben oder gar von der Existenz wissen. Ein weiterer Punkt ist, dass Microsoft Sharepoint den erstellten, ebenso kanalspezifischen Content, lediglich verwaltet und keine Formatumwandlungen zulässt. Sowohl die starren Ordnerstrukturen als auch der CMS-Gedanke machen SharePoint daher nicht zum idealen Werkzeug für die Verwaltung von visuellen Inhalten.
Dropbox
Dropbox ist ein Cloud-Speicher. Die Dateien werden auf Dropbox-Servern hinterlegt, um diese von jedem Gerät aus zu verwalten und mit anderen zu teilen. Die Verwaltung erfolgt, ähnlich wie in SharePoint, in Ordnerstrukturen. Zum Teilen ist hier jedoch keine Dateifreigabe nötig. Wenn man eine Datei oder einen Ordner teilen möchte, dann erstellt man einfach einen Link und sendet diesen an den jeweiligen Empfänger. Mit diesem Link kann der Inhalt heruntergeladen und genutzt werden.
Der Zweck von Dropbox liegt in der Dateiübertragung und weniger in der Verwaltung. Somit braucht jede aktualisierte Datei auch einen neuen Link. Und ein kryptischer Link ist wie eine unettiketierte Dose. Erst nach dem Öffnen, kann man den Inhalt sehen. Wer seine digitalen Inhalte lieber verwalten als nur hochladen und mit anderen per Link teilen möchte, sollte von Dropbox absehen.
Was ist die beste Speicherlösung? Ein DAM!
Nachdem wir die einzelnen Speicherlösungen im Detail betrachtet haben, lässt sich zusammenfassend sagen, dass weder ein CMS, noch Microsoft SharePoint oder Dropbox die Tiefe und Funktionen eines DAM-Systems abbilden kann und die Hauptfunktion der medienneutralen Ablage bereitstellt. Außerdem ist die Suche nach bestimmten Inhalte nur in einem Digital Asset Management-System uneingeschränkt möglich. Eine Funktion, die gerne unterschätzt wird. Doch schauen wir uns ein DAM-System und seine Funktionen im Detail ist.
Was ist ein DAM?
DAM ist die Abkürzung für Digital Asset Management. Hiermit ist die zentrale Verwaltung und Bereitstellung von Assets gemeint, also alle visuellen Inhalte wie Bilder, Videos, Dokumente, Grafiken, Präsentationen aber auch Audios. Die Systeme, die das unterstützen, werden DAM-Systeme genannt.
DAM-Systeme sind in erster Linie Datenbanken. Daher auch der etwas veraltete Ausdruck „Bild- oder Mediendatenbank“. Zu den Hauptaufgaben gehört, neben der Verwaltung und Bereitstellung von Assets, auch der standardisierte Import und kanalspezifische Export. Um einen standardisierten Import zu ermöglichen, werden die Datenbestände mit umfassenden Informationen, den sogenannten Metadaten, angereichert. Sie sind wichtig, um Datenstandards sicherzustellen und die spätere Recherche nach den Inhalten zu vereinfachen. So kann jeder zur jederzeit nach den gewünschten Inhalten einfach per Schlagwort suchen. Damit der Daten-Export ordnungsgemäß erfolgen kann, hält ein DAM-System alle Assets medienneutral vor. Somit ist ein Publizieren in jeden Kanal möglich.
Die wichtigsten Funktionen
Ein DAM-System wurde eigens dafür entwickelt, digitalen Content zu verwalten und ordnungsgemäß an Beteiligte und andere Systeme bereitzustellen. Hier die wichtigsten Funktionen, die ein DAM-System umfasst und sich dadurch von anderen Speicherlösungen abgrenzt:
- Single-Source-of-Truth: Zentrale Stelle für alle Arten von Content (Bilder, Fotos, Dokumente, Audios, Videos etc.)
- Webbasiert: Die Anwendung braucht nur Internet und einen Browser
- Ansprechende Usability: Verschiedene Anzeigeoptionen für intuitive Navigation
- Medienneutrale Speicherung: Ablage einer Quelldatei und daher keine Asset-Silos und Dubletten mehr
- Formatkonvertierung: Alle Assets werden entsprechend den Kanalvorgaben oder persönlichen Bedürfnissen umgewandelt
- Versionierung: Durch Versionen werden immer nur aktuelle Assets verwendet
- KeyWords: Eindeutige Verschlagwortung aller Assets, um eine effektive Suche zu ermöglichen
- Suche: Einfaches Suchen und Finden analog zur Google-Suche
- Vorschau: Vor dem Download kann man die Dateien einsehen oder anhören
- Lizenz-Management: Integriert, um ordnungsgemäße Verwendung sicherzustellen
- Rechte- und Rollen: Je nach Zuständigkeit können entweder Zugriffs-, Anzeige- oder Bearbeitungsrechten vergeben werden
- Workflows: Durch eingerichtete Workflows lässt sich die Zusammenarbeit in Teams verbessern (z.B. Genehmigungs-Workflows)
- Bearbeitungswerkzeuge: Integrierte Bildbearbeitungsoptionen ermöglich z.B. Schneiden oder Freistellen von Bildern
- Archivierung: Nicht mehr genutzte Dateien werden archiviert oder mit Ablaufdaten versehen, um nach der definierten Zeit nicht mehr in Umlauf zu kommen
- Reporting und Analysen: Aufschlussreiche Performance-Auswertungen über die Nutzung der Assets
- Schnittstellen: Über Schnittstellen kann ein DAM mit anderen Systemen wie Online-Shop, Marktplätze oder PIM-Systemen zusammenarbeiten
Einzig ein DAM-System deckt alle Content-Prozesse ab: Kreation, Organisation und Verteilung. Dadurch steigert das System den Wert der kreativen Inhalte, indem es als Content-Bibliothek allen Beteiligten und Systemen die benötigten Dateien richtig bereitstellt und eine lästige Suche erspart. Somit steht jede Minute, die nicht mit einer Suche verbunden ist, bedeutsamen Aufgaben zur Verfügung.
Fazit
Obwohl CMS, SharePoint und Dropbox ihre Berechtigung in bestimmten Anwendungsbereichen haben, bieten sie nicht die spezialisierten Funktionen und die Flexibilität, die ein DAM-System für die Verwaltung von Media Assets bietet. DAM-Systeme sind unerlässlich für Unternehmen, die eine effiziente, medienneutrale und leicht zugängliche Lösung für ihre digitalen Inhalte suchen. Mit ihren fortgeschrittenen Suchfunktionen, der Möglichkeit zur Formatumwandlung und der zentralisierten Verwaltung bieten sie einen deutlichen Mehrwert gegenüber herkömmlichen Speicherlösungen. Wie Du ein gutes DAM-System findest, verraten wir Dir als nächstes.
Daran erkennst Du ein gutes DAM-System
Hervorragendes DAM
- Ansprechende, intuitive Bedienoberfläche
- Ausgestattet mit neuester Technologie wie verschiedene KI-Services
- Einfache Implementierung und sofortiger ROI
- Nutzung in der Cloud ohne internen Aufwand für technische Betreuung
- Automatische Backups und Updates
- Flexible Upgrades und transparentes Kostenmodell
- Offene Schnittstellen zu anderen Systemen
- Ein direkter Ansprechpartner für alle Belange
- Erfahrung des Anbieters in der Daten-Strukturierung (Beratung)
- Angebot einer kostenlosen Testversion
Weniger gutes DAM
- Starre, komplizierte Bedienoberfläche
- Standard-Funktionen
- Lange Implementierung mit Workshops und Schulungsaufwand
- Aufwand für Installation und Wartung
- Kostenpflichtige Updates
- Langfristige Kündigungsbedingungen und undurchsichtige Kostenmodelle
- Anbindung an Drittsysteme mit Aufwand und zusätzlichen Kosten verbunden
- Sich wechselnde Ansprechpartner
- Nur Bereitstellung des Systems, keine Beratung
- Keine Testversion, nur Demo über Vertrieb
Über OMN DAM
OMN DAM ist unser Digital Asset Management-System. Mit dem OMN hast Du Deine digitalen Inhalte zentralisiert, perfekt organisiert und immer griffbereit: Redundanzfrei, medienneutral und immer treffsicher. Zudem verfügt OMN heute bereits über verschiedene KI-Funktionen und hilft Dir, lästige Arbeiten vollends zu automatisieren. Überzeuge Dich gerne persönlich von der Leistungsfähigkeit von OMN – kostenfrei und ganz unverbindlich: Demo anfordern
Möchtest Du Unser OMN DAM kennenlernen?
ERLEBE UNSER DAM LIVE UND ÜBERZEUGE DICH SELBST VON DER LEISTUNGSFÄHIGKEIT!