Was ist ein DAm-system?
Wenn Sie guten Content (Bilder, Dokumente etc.) erzeugen, diesen aber nicht maximal entfalten können, da Ihr Content für andere schwer auffindbar ist oder nicht bedarfsgerecht vorliegt, dann sollten Sie sich mit DAM-Systemen näher beschäftigen. DAM steht für Digital Asset Management. Die Hauptaufgabe von DAM ist es, digitalen Content in bestmöglicher, redundanzfreier Qualität zu verwalten und diesen bedarfsgerecht an Personen oder angeschlossene Systeme weiterzugeben. Voraussetzung ist, dass der digitale Content beziehungsweise die Media Assets zentral und medienneutral gespeichert werden. DAM ist ebenso unter der Bezeichnung MAM, kurz für Media Asset Management, bekannt. Liegt der Hauptfokus der verwalteten Dateien auf Videos, sagt man auch Video Asset Management (VAM).
Was ist ein Media Asset?
Media Asset ist ein Oberbegriff für jede digitale Medienart. Im Einzelnen kann ein Media Asset ein Bild, ein Foto, eine Grafik, ein Schaubild, eine Video- oder Audiodatei, ein Textbaustein aber auch ein ganzes Dokument (Indesign, PDF, Word, PowerPoint etc.) sein. Theoretisch jeder Content mit Informationsgehalt. Charakteristisch für jedes Media Asset ist, dass es einem kreativen Erstellungsprozess unterliegt. Dieser Kreativprozess kann dabei ein Fotoshooting durch den Fotografen sein, die Erstellung eines Werbe-Videos durch das Marketing oder ein Schaubild durch den Grafiker.
Media Asset ist ein Oberbegriff für jede digitale Medienart. Im Einzelnen kann ein Media Asset ein Bild, ein Foto, eine Grafik, ein Schaubild, eine Video- oder Audiodatei, ein Textbaustein aber auch ein ganzes Dokument (Indesign, PDF, Word, PowerPoint etc.) sein. Theoretisch jeder Content mit Informationsgehalt. Charakteristisch für jedes Media Asset ist, dass es einem kreativen Erstellungsprozess unterliegt. Dieser Kreativprozess kann dabei ein Fotoshooting durch den Fotografen sein, die Erstellung eines Werbe-Videos durch das Marketing oder ein Schaubild durch den Grafiker.
Warum braucht man ein DAM-System für das
Digital Asset Management?
Jeder, der Content erzeugt hat, kennt das Problem: Hochwertig erstellte Media Assets lassen sich nicht mehr finden oder werden, wenn sie gefunden werden, in einem anderen Format oder in einer anderen Auflösung benötigt. Das führt zu zeitlichen Verzögerungen und zusätzlichen Kosten, insbesondere wenn die Media Assets nochmals erstellt werden müssen. Gleichzeitig fördert die Digitalisierung einen rasanten Anstieg an digitalen Inhalten, so dass es schnell zu einem undurchsichtigen Contentwirrwarr (Aktualität, Lizenzierung, Varianten etc.) kommen kann. Damit die gesamten Media Assets allen Prozessbeteiligten (Personen und Systemen) zur Verfügung gestellt werden können, braucht es eine effektive Organisation dieser. Effektiv bedeutet das, dass die Media Assets an einem zentralen Ort abrufbereit sein müssen, der jederzeit und leicht zugänglich ist. Und hier versagen klassische Ordnerstrukturen auf den Servern. Denn Kollegen beispielsweise aus dem Produkt Management haben vielleicht keinen Zugriff auf den Marketing-Ordner oder umgekehrt. Ein Ordner besitzt zudem keine Schnittstelle, um Systeme wie beispielsweise einen Web-Shop mit Inhalten zu bespielen. Hinzu kommt, dass visuelle Bild-Informationen, nicht einfach wie ein Text-Dokument durchsucht werden
können. Ein Bild ist vergleichbar mit einer Konservenbüchse – ohne ein außen angebrachtes, aussagekräftiges Etikett (zum Beispiel entsprechende Dateinamen oder Metadaten) ist „von außen“ nicht erkennbar, was drin ist. Im digitalen Kontext heißt das, dass ohne eine visuelle Betrachtung des Inhalts keine Rückschlüsse auf den Content gezogen werden können, denn bei Bildern wird erst durch Betrachtung deutlich, welche Personen, Objekte, Produkte, Stimmungen oder Hintergründe abgebildet sind. Sucht man hingegen nicht nur ein Bild, sondern alle Bilder mit einem bestimmten Motiv, so kann dies schnell zu einer Herkulesaufgabe werden. Sind die Hürden in der Recherche erst einmal überwunden, stellt sich die Frage nach dem richtigen Format oder der richtigen Auflösung, denn nicht jeder Kanal kann mit der gleichen Datei bespielt werden. Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass, angesichts der Fülle an Media Assets, eine klassische Ablagestruktur mit manueller Sichtung schlichtweg nicht mehr möglich und noch weniger finanziell darstellbar ist. Genau hier setzen DAM-Systeme an. Sie schaffen eine zentrale, jederzeit zugängliche Plattform mit medienneutralen Dateien und bieten eine zuverlässige Unterstützung bei der effizienten Recherche und Nutzung von Media Assets.
Jeder, der Content erzeugt hat, kennt das Problem: Hochwertig erstellte Media Assets lassen sich nicht mehr finden oder werden, wenn sie gefunden werden, in einem anderen Format oder in einer anderen Auflösung benötigt. Das führt zu zeitlichen Verzögerungen und zusätzlichen Kosten, insbesondere wenn die Media Assets nochmals erstellt werden müssen. Gleichzeitig fördert die Digitalisierung einen rasanten Anstieg an digitalen Inhalten, so dass es schnell zu einem undurchsichtigen Contentwirrwarr (Aktualität, Lizenzierung, Varianten etc.) kommen kann. Damit die gesamten Media Assets allen Prozessbeteiligten (Personen und Systemen) zur Verfügung gestellt werden können, braucht es eine effektive Organisation dieser. Effektiv bedeutet das, dass die Media Assets an einem zentralen Ort abrufbereit sein müssen, der jederzeit und leicht zugänglich ist. Und hier versagen klassische Ordnerstrukturen auf den Servern. Denn Kollegen beispielsweise aus dem Produkt Management haben vielleicht keinen Zugriff auf den Marketing-Ordner oder umgekehrt. Ein Ordner besitzt zudem keine Schnittstelle, um Systeme wie beispielsweise einen Web-Shop mit Inhalten zu bespielen. Hinzu kommt, dass visuelle Bild-Informationen, nicht einfach wie ein Text-Dokument durchsucht werden können. Ein Bild ist vergleichbar mit einer Konservenbüchse – ohne ein außen angebrachtes, aussagekräftiges Etikett (zum Beispiel entsprechende Dateinamen oder Metadaten) ist „von außen“ nicht erkennbar, was drin ist. Im digitalen Kontext heißt das, dass ohne eine visuelle Betrachtung des Inhalts keine Rückschlüsse auf den Content gezogen werden können, denn bei Bildern wird erst durch Betrachtung deutlich, welche Personen, Objekte, Produkte, Stimmungen oder Hintergründe abgebildet sind. Sucht man hingegen nicht nur ein Bild, sondern alle Bilder mit einem bestimmten Motiv, so kann dies schnell zu einer Herkulesaufgabe werden. Sind die Hürden in der Recherche erst einmal überwunden, stellt sich die Frage nach dem richtigen Format oder der richtigen Auflösung, denn nicht jeder Kanal kann mit der gleichen Datei bespielt werden. Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass, angesichts der Fülle an Media Assets, eine klassische Ablagestruktur mit manueller Sichtung schlichtweg nicht mehr möglich und noch weniger finanziell darstellbar ist. Genau hier setzen DAM-Systeme an. Sie schaffen eine zentrale, jederzeit zugängliche Plattform mit medienneutralen Dateien und bieten eine zuverlässige Unterstützung bei der effizienten Recherche und Nutzung von Media Assets.
Was ist ein DAM-System im Detail?
DAM-Systeme sind in erster Linie Datenbanken. Daher auch der etwas veraltete Ausdruck „Bild- oder Mediendatenbank“. Zu den Hauptaufgaben eines DAM-Systems gehört, neben der zentralen und strukturierten Verwaltung von Media Assets, auch der standardisierte Import und kanalspezifische Export. Um einen standardisierten Import zu ermöglichen, werden die Datenbestände mit umfassenden Informationen, den sogenannten Metadaten, angereichert. Diese Metadaten helfen, die Datenbestände einzuordnen und zu beschreiben. Sie sind wichtig, um Datenstandards sicherzustellen und die spätere Recherche nach den Inhalten zu vereinfachen. Damit der Daten-Export ordnungsgemäß erfolgen kann, hält ein DAM-System alle Media Assets medienneutral vor. So kann die benötigte Datei, je nach Verwendungszweck (Print oder Online) in unterschiedlichen Formaten und Auflösungen ausgegeben werden – unabhängig ob es sich um einen direkten Download oder um eine automatisierte Übergabe an ergänzende Systeme (wie PIM-System oder Online-Shop) handelt. Möchte ein Vertriebsmitarbeiter beispielsweise das Logo eines Kunden in
seine Präsentation einbauen, so wählt er – vereinfacht gesagt – die Ausgabe „Online“ aus. Beim Export wird dies berücksichtigt und der Vertriebskollege erhält das Logo konvertiert für Bildschirmpräsentationen im Farbmodus RGB. Eine zusätzliche Formatanpassung nach Export des Logos erübrigt sich somit vollends. So können selbst Mitarbeiter Inhalte ordnungsgemäß nutzen, die über keine Bildbearbeitungslösung (zum Beispiel Adobe Photoshop) oder Kenntnisse hierfür verfügen. Einige DAM-Systeme sind sogar in der Lage, Bilder und Fotografien bereits beim Import zu optimieren (zum Beispiel Entfernen von „Bildrauschen“) und sofort richtig abzuspeichern. DAM-Systeme bilden darüber hinaus auch die Basis für integrierte Lösungen wie beispielsweise Redaktions- und Content Management-Systeme, PIM-Anwendungen oder Web-to-Print-Lösungen und versorgen diese Drittsysteme automatisiert mit den richtigen Assets. Per Schnittstelle wird der digitale Content in Online-Shops, auf Landing Pages, E-Commerce-Plattformen, auf der eigenen Website oder in Social Media Kanälen bereitgestellt.
DAM-Systeme sind in erster Linie Datenbanken. Daher auch der etwas veraltete Ausdruck „Bild- oder Mediendatenbank“. Zu den Hauptaufgaben eines DAM-Systems gehört, neben der zentralen und strukturierten Verwaltung von Media Assets, auch der standardisierte Import und kanalspezifische Export. Um einen standardisierten Import zu ermöglichen, werden die Datenbestände mit umfassenden Informationen, den sogenannten Metadaten, angereichert. Diese Metadaten helfen, die Datenbestände einzuordnen und zu beschreiben. Sie sind wichtig, um Datenstandards sicherzustellen und die spätere Recherche nach den Inhalten zu vereinfachen. Damit der Daten-Export ordnungsgemäß erfolgen kann, hält ein DAM-System alle Media Assets medienneutral vor. So kann die benötigte Datei, je nach Verwendungszweck (Print oder Online) in unterschiedlichen Formaten und Auflösungen ausgegeben werden – unabhängig ob es sich um einen direkten Download oder um eine automatisierte Übergabe an ergänzende Systeme (wie PIM-System oder Online-Shop) handelt. Möchte ein Vertriebsmitarbeiter beispielsweise das Logo eines Kunden in seine Präsentation einbauen, so wählt er – vereinfacht gesagt – die Ausgabe „Online“ aus. Beim Export wird dies berücksichtigt und der Vertriebskollege erhält das Logo konvertiert für Bildschirmpräsentationen im Farbmodus RGB. Eine zusätzliche Formatanpassung nach Export des Logos erübrigt sich somit vollends. So können selbst Mitarbeiter Inhalte ordnungsgemäß nutzen, die über keine Bildbearbeitungslösung (zum Beispiel Adobe Photoshop) oder Kenntnisse hierfür verfügen. Einige DAM-Systeme sind sogar in der Lage, Bilder und Fotografien bereits beim Import zu optimieren (zum Beispiel Entfernen von „Bildrauschen“) und sofort richtig abzuspeichern. DAM-Systeme bilden darüber hinaus auch die Basis für integrierte Lösungen wie beispielsweise Redaktions- und Content Management-Systeme, PIM-Anwendungen oder Web-to-Print-Lösungen und versorgen diese Drittsysteme automatisiert mit den richtigen Assets. Per Schnittstelle wird der digitale Content in Online-Shops, auf Landing Pages, E-Commerce-Plattformen, auf der eigenen Website oder in Social Media Kanälen bereitgestellt.
Was wird alles im DAM-System verwaltet?
Bild
Bilder, Fotos, Logos, Grafiken etc.
Text
Textbausteine oder ganze Dokumente
Audio
Radiospots, Hörbücher, Podcasts
Bewegtbild
Produkt-, Event- oder Erklärvideos
3D-Daten
CGI- und Animationsprojekten
Was sind Metadaten?
Metadaten sind strukturierte Hintergrundinformationen zu Dateien, die maschinell lesbar und auswertbar sind. In einem DAM-System dienen sie als Informationsvermittler bei der Suche, Auffindbarkeit und Archivierung von Media Assets. Dazu ergänzen sie die Standardinformationen einer Datei (Name, Größe, Erstellungsdatum etc.) um Daten und Beschreibungen. Ziel ist es, den Inhalt einer Datei optimal zu beschreiben. Bei einem Foto wären die Standardinformationen zum Beispiel das Erstellungsdatum, der Ort oder Informationen zur Kamera – technische Primärdaten ohne Aussage über den Inhalt. Damit der tatsächlich abgebildete Inhalt erkennbar ist, also ob es sich bei dem Foto um eine Person, ein Produkt oder um ein Objekt handelt und welche Stimmung, Farbe, Muster wiedergegeben wird, werden dem Foto inhaltsbeschreibende Metadaten hinzugefügt. Selbst Text im Bild lässt sich mittels Metadaten beschreiben. Aber auch Informationen zu Versionen, Rechten, Lizenzen und die Erlaubnis, das Foto zu nutzen oder zu vervielfältigen, können mit Metadaten abgebildet werden. Metadaten sind für DAM-Systeme essentiell. Und die Möglichkeiten, Dateien hiermit visibel zu machen, vielfältig. Daher werden die zu erfassenden Metadaten in DAM-Systemen oft auf die individuellen Bedürfnisse der Nutzer zugeschnitten.
Metadaten sind strukturierte Hintergrundinformationen zu Dateien, die maschinell lesbar und auswertbar sind. In einem DAM-System dienen sie als Informationsvermittler bei der Suche, Auffindbarkeit und Archivierung von Media Assets. Dazu ergänzen sie die Standardinformationen einer Datei (Name, Größe, Erstellungsdatum etc.) um Daten und Beschreibungen. Ziel ist es, den Inhalt einer Datei optimal zu beschreiben. Bei einem Foto wären die Standardinformationen zum Beispiel das Erstellungsdatum, der Ort oder Informationen zur Kamera – technische Primärdaten ohne Aussage über den Inhalt. Damit der tatsächlich abgebildete Inhalt erkennbar ist, also ob es sich bei dem Foto um eine Person, ein Produkt oder um ein Objekt handelt und welche Stimmung, Farbe, Muster wiedergegeben wird, werden dem Foto inhaltsbeschreibende Metadaten hinzugefügt. Selbst Text im Bild lässt sich mittels Metadaten beschreiben. Aber auch Informationen zu Versionen, Rechten, Lizenzen und die Erlaubnis, das Foto zu nutzen oder zu vervielfältigen, können mit Metadaten abgebildet werden. Metadaten sind für DAM-Systeme essentiell. Und die Möglichkeiten, Dateien hiermit visibel zu machen, vielfältig. Daher werden die zu erfassenden Metadaten in DAM-Systemen oft auf die individuellen Bedürfnisse der Nutzer zugeschnitten.
Wer nutzt ein DAM-System?
Marketing-Manager
Marketers, die erstellten Content unternehmensweit bereitstellen.
e-Commerce-Manager
E-Commerce-Verantwortliche, die ihre Produkte mit digitalem Content ergänzen.
Produkt-Manager
Produkt-Manager, die digitalen Content zu ihren Produkten erstellen.
Übersetzer
Übersetzer, die Content an andere Sprachen und Regionen anpassen.
Partner-Manager
Partner-Manager, die digitalen Content an Dritte bereitstellen.
Fotografen
Fotografen, die visuellen Content generien (Fotos machen).
Presseabteilungen
PR-Manager, die Pressemittelungen oder dazugehöriges Material bereitstellen.
Händler und Filialen
Retailer, die auf zentral bereitgestelltes Material zurückgreifen.
Leiter Digitalisierung
Chief Digital Officer, der die digitale Transformation vorantreibt.
Worin besteht der Vorteil von DAM-Systemen?
Der große Vorteil von DAM-Systemen besteht in der medienneutralen Datenzentralität. Dies verschafft nicht nur einen Überblick über tatsächlich existierende und freigegebene Dateien, auf diese kann auch von jedem Ort und jederzeit zugegriffen werden – webbasiert und ohne Systemvoraussetzungen. Parallel ermöglicht ein DAM-System die intelligente Verschlagwortung und Strukturierung der Dateien für eine effiziente Suche und zuverlässige Bereitstellung an Personen oder Drittsysteme. Denn Kunden möchten die angebotenen Inhalte sofort sehen, ob informativ oder zur Unterhaltung. So nützt der beste Content nichts, wenn dieser bei den Erstellern verkümmert und für potentielle Kunden nicht sichtbar ist. DAM-Systeme verschaffen daher nicht nur Geschwindigkeit in der Kommunikation, sie versichern auch die Nutzung des richtigen digitalen Contents indem Datenstandards beim Import, der Verwaltung und der Ausgabe sichergestellt werden. Falsche Formate, veraltete Versionen, speicherplatz-vereinnahmende Dubletten, unterschiedliche Varianten, Strafen bei Urheberrechtsverletzungen oder gar die erneute Materialerstellung gehören mit DAM-Systemen der Vergangenheit an. Im Zuge der digitalen Transformation sind DAM-Systeme zudem fester Teil von Digitalisierungsmaßnahmen.
Der große Vorteil von DAM-Systemen besteht in der medienneutralen Datenzentralität. Dies verschafft nicht nur einen Überblick über tatsächlich existierende und freigegebene Dateien, auf diese kann auch von jedem Ort und jederzeit zugegriffen werden – webbasiert und ohne Systemvoraussetzungen. Parallel ermöglicht ein DAM-System die intelligente Verschlagwortung und Strukturierung der Dateien für eine effiziente Suche und zuverlässige Bereitstellung an Personen oder Drittsysteme. Denn Kunden möchten die angebotenen Inhalte sofort sehen, ob informativ oder zur Unterhaltung. So nützt der beste Content nichts, wenn dieser bei den Erstellern verkümmert und für potentielle Kunden nicht sichtbar ist. DAM-Systeme verschaffen daher nicht nur Geschwindigkeit in der Kommunikation, sie versichern auch die Nutzung des richtigen digitalen Contents indem Datenstandards beim Import, der Verwaltung und der Ausgabe sichergestellt werden. Falsche Formate, veraltete Versionen, speicherplatz-vereinnahmende Dubletten, unterschiedliche Varianten, Strafen bei Urheberrechtsverletzungen oder gar die erneute Materialerstellung gehören mit DAM-Systemen der Vergangenheit an. Im Zuge der digitalen Transformation sind DAM-Systeme zudem fester Teil von Digitalisierungsmaßnahmen.
Wie Können Sie Ihre Media Assets im DAM-System organisieren?
Tags
Die Media Assets werden mit passgenauen Suchwörtern (Tags) versehen und verschlagwortet.
Kategorisierung
Die Media Assets können unterschiedlichen Kategorien oder Themen zugeordnet werden.
strukturierung
Die Media Assets können in verschiedenen Ordnerstrukturen abgelegt werden.
Kollektionen
Unabhängig der Kategorien oder Ordner können individuelle Kollektionen angelegt werden.
Benötigen Sie wirklich ein DAM-System?
Vorneweg: Ja. Ein Content Management-System (CMS) ist im weitesten Sinne auch ein System für digitale Inhalte, doch leider ist es nur bedingt für die Verwaltung von Media Assets geeignet. Die Hauptaufgabe von CMS besteht darin, redaktionelle Inhalte auf Websites, Blogs oder Online-Shops zu veröffentlichen. Die Media Assets sind ergänzendes Medium zu den Texten und stehen nicht im Fokus von Content Management Systemen. Daher werden Media Assets in CMS auch nicht ausgabeneutral, sondern kanalspezifisch aufbereitet vorgehalten. Auch ist Microsoft Sharepoint nicht gleichzusetzen mit DAM-Systemen. Zwar lassen sich digitale Inhalte auch in Sharepoint ablegen und teilen, allerdings nur in Ordnerstrukturen und dies in den dafür vorgesehenen Seiten und Unterseiten. So kann es sein, dass der erstellte Content
nicht global zur Verfügung steht, da sich dieser in bestimmten Unter- oder Abteilungsseiten befindet, zu denen man keine Berechtigung hat oder gar von der Existenz weiß. Ein weiterer Punkt ist, dass Microsoft Sharepoint den erstellten, ebenso kanalspezifischen Content, lediglich verwaltet und keine Formatumwandlungen zulässt. Ähnlich verhält es sich mit Dropbox, das auch „nur“ als Speicherplatz für digitale Inhalte zur Verfügung steht.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass weder ein CMS, noch Microsoft Sharepoint oder Dropbox, die Tiefe und Funktionen eines DAM-Systems abbilden kann und die Hauptfunktion der medienneutralen Ablage und effektiven Suche bereitstellt.
Vorneweg: Ja. Ein Content Management-System (CMS) ist im weitesten Sinne auch ein System für digitale Inhalte, doch leider ist es nur bedingt für die Verwaltung von Media Assets geeignet. Die Hauptaufgabe von CMS besteht darin, redaktionelle Inhalte auf Websites, Blogs oder Online-Shops zu veröffentlichen. Die Media Assets sind ergänzendes Medium zu den Texten und stehen nicht im Fokus von Content Management Systemen. Daher werden Media Assets in CMS auch nicht ausgabeneutral, sondern kanalspezifisch aufbereitet vorgehalten. Auch ist Microsoft Sharepoint nicht gleichzusetzen mit DAM-Systemen. Zwar lassen sich digitale Inhalte auch in Sharepoint ablegen und teilen, allerdings nur in Ordnerstrukturen und dies in den dafür vorgesehenen Seiten und Unterseiten. So kann es sein, dass der erstellte Content nicht global zur Verfügung steht, da sich dieser in bestimmten Unter- oder Abteilungsseiten befindet, zu denen man keine Berechtigung hat oder gar von der Existenz weiß. Ein weiterer Punkt ist, dass Microsoft Sharepoint den erstellten, ebenso kanalspezifischen Content, lediglich verwaltet und keine Formatumwandlungen zulässt. Ähnlich verhält es sich mit Dropbox, das auch „nur“ als Speicherplatz für digitale Inhalte zur Verfügung steht.
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass weder ein CMS, noch Microsoft Sharepoint oder Dropbox, die Tiefe und Funktionen eines DAM-Systems abbilden kann und die Hauptfunktion der medienneutralen Ablage und effektiven Suche bereitstellt.
Und wie finden Sie das passende DAM-System?
Ihr digitaler Content wächst rasant und Sie sind sich bewusst, dass Sie die enorme Assetmenge nur noch mit einem DAM-System beherrschen können? Herzlichen Glückwunsch zu diesem Entschluss. Jetzt müssen Sie nur noch das für Sie passende DAM-System finden. Hier haben wir sieben Tipps für Sie, die Ihnen helfen sollen, schnell Ihren DAM-Favoriten ausfindig zu machen:
Ihr digitaler Content wächst rasant und Sie sind sich bewusst, dass Sie die enorme Assetmenge nur noch mit einem DAM-System beherrschen können? Herzlichen Glückwunsch zu diesem Entschluss. Jetzt müssen Sie nur noch das für Sie passende DAM-System finden. Hier haben wir sieben Tipps für Sie, die Ihnen helfen sollen, schnell Ihren DAM-Favoriten ausfindig zu machen:
Listings geben einen ersten Überblick über die am Markt vorhandenen DAM-Lösungen. Darüber hinaus vergleichen unabhängige Beratungshäuser die verschiedenen Systeme miteinander und stellen diese in Rankings zueinander. Manche Häuser vergeben sogar DAM- oder MAM-Zertifikate. Sollte bei Ihrer Recherche ein DAM-System über eines oder mehrere Auszeichnungen verfügen, können Sie sicher sein, dass es sich um ein am Markt etabliertes DAM-System handelt.
Bei der Wahl Ihres DAM-Systems sollten Sie sich überlegen, ob Sie dieses selbst hosten oder über den Anbieter als Service nutzen möchten. Beim eigenen Hosting wird die Anwendung auf Ihren eigenen, lokalen Servern betrieben, bedeutet, dass die Wartung des Servers auch bei Ihnen liegt. Alternativ haben Sie auch die Möglichkeit die Software on Demand oder als Software as a Service (SaaS) zu nutzen. Hierdurch liegt die Anwendung beim Anbieter inklusive aller Wartungsarbeiten und erforderlichen Speicherkapazitäten. In diesem Fall benötigen Sie zur Nutzung des DAM-Systems lediglich Internet und einen Browser. Es gibt auch Anbieter, die ihr DAM-System in beiden Modellen betreiben können oder gar eine kombinierte Lösung anbieten, falls dies bei Ihnen erforderlich sein sollte.
DAM-Systeme entfalten ihre volle Wirkung, wenn sie integrativ mit anderen Systemen wie beispielsweise einem PIM- oder Shop-System kommunizieren. Gerade im Zusammenspiel mit anderen, kommerziellen Anwendungen kann es daher zu Schwierigkeiten bei der Integration der Systeme kommen, wenn man sich für eine Open-Source-DAM-Lösungen entscheiden sollte. Auch die bei Open-Source-Lösungen meist nicht enthaltenen Garantie- und Supportleistungen sollten kritisch beleuchtet werden, denn das DAM-System verwaltet schließlich Ihren wertvollen Content, mit dem Sie Ihren Kunden einmalige Erlebnisse verschaffen.
Ein DAM-System sollte alle benötigten Funktionalitäten erfüllen, so dass Sie eine vollumfängliche Lösung erhalten, mit der Sie gleich starten können, statt in ergänzende, kostenpflichtige Funktionen zu investieren. Gleichzeitig sollten Sie darauf achten, dass das DAM-System mit der Zeit geht. Technologische Entwicklungen zum Beispiel im Bereich der künstlichen Intelligenz sollten nicht Zukunftsmusik sein, sondern selbstverständlicher Bestandteil der Anwendung oder der anstehenden Weiterentwicklungen im Rahmen der Produkt-Roadmap.
Für produzierende und handeltreibende Unternehmen ist die Produktkommunikation äußerst wichtig. Um das Warenangebot optimal zu präsentieren, müssen daher nicht nur die Produktinformationen zur Verfügung stehen, sondern auch die passenden Bilder. Diese Bilder liefert immer das DAM-System. Daher sollten Sie bei der Auswahl Ihres DAM-Systems dieses nicht losgelöst betrachten, sondern immer im Zusammenspiel mit anderen Systemen wie ERP-System, PIM-System oder Online-Shop. Insbesondere die beiden Fragestellungen „Wie soll mein zukünftiges DAM-System seine Assets erhalten?“ und „Welche Systeme sollen mit meinen Assets bespielt werden?“ sind essentiell. Machen Sie sich daher ein Bild Ihrer EDV-Systemlandschaft und analysieren Sie im Vorfeld, welche Schnittstellen Sie benötigen. So können Sie direkt die Interoperabilität des DAM-Systems abfragen und die gebotenen Anbindungs-Standards in Erfahrung bringen.
Wenn Sie Ihre Produkte auf internationalen Märkten in unterschiedlichen Sprachen anbieten, dann sollten Sie darauf achten, dass Ihr DAM-System Ihnen die Möglichkeit bietet, Bilder und Medien sprachabhängig einzusetzen. Dadurch stellen Sie sicher, dass Verbraucher Ihre Angebote im Katalog oder Webshop in der für sie richtigen Sprache angezeigt bekommen. Ein systemgestützte Varianten- und Versionsmanagement ist dabei unerlässlich und sollte fester Bestandteil Ihres DAM-Systems sein.
Ein DAM-System ist „ein Teil Software“ bei der digitalen Transformation, denn die Digitalisierung des Marketings benötigt weitere, ergänzende Spezialanwendungen. Daher sollten Sie bei der Wahl Ihres DAM-Systems darauf achten, ob es sich bei dem Anbieter um einen reinen DAM-Anbieter handelt oder ob dieser auch komplementäre Softwarelösungen anbietet. Im letzteren Fall haben Sie den Vorteil, dass die jeweiligen Systeme von Haus aus perfekt miteinander harmonieren, Kosten für Systemanbindungen erspart bleiben und Sie eine große Flexibilität für zukünftige Systemerweiterungen genießen.