DAM vs. andere Speicherlösungen: Ein Vergleich mit CMS, SHAREPOINT UND DROPBOX

Warum reichen CMS, SharePoint und Dropbox als Speicherlösungen nicht aus?

Inzwischen gibt es unzählige Speicherlösungen zur Verwaltung von visuellen Inhalten. Ob Content Management Systeme (CMS), Microsoft SharePoint oder Dropbox, alle können Dateien verwalten. Oder doch nicht? Lass uns die Systeme im Detail anschauen.

Content Management System (CMS)

Content Management Systeme (CMS) sind Softwareanwendungen, um digitale Inhalte zu erstellen und zu verwalten. Sie werden in zwei Gruppen unterteilt: Enterprise Content Management (ECM) und Web Content Management (WCM). Das erste System befasst sich mit allen anfallenden Daten eines Unternehmens, das zweite System bzw. WCM wird vor allem zum Betreiben von Websites, aber auch für „Offline-Plattformen“ (zum Beispiel einem Intranet) eingesetzt. Wenn im alltäglichen Gebrauch die Rede von einem CMS ist, ist damit meist ein WCM gemeint.

CMS sind hauptsächlich darauf ausgelegt, redaktionelle Inhalte wie Texte und Bilder für Webseiten oder Blogs zu veröffentlichen. Die Verwaltung von Media Assets, also visuellen Inhalten wie Bilder oder Videos, ist dabei oft nur ein Nebenprodukt und nicht der Schwerpunkt. Aus diesem Grund werden die Assets kanalspezifisch gespeichert. Sobald diese Assets aber nicht nur auf Webseiten Verwendung finden, stößt ein CMS schnell an seine Grenzen. Die Medienverwaltung ist beschränkt auf das Format für den jeweiligen Kanal. Eine ausgabenneutrale Speicherung der Assets, um daraus vielfältige Formate, Versionen und Varianten zu generieren, ist nicht möglich. Angesichts der heutigen Informations- und Shoppingkanäle ist ein CMS daher nicht die richtige Wahl, um visuellen Content zu verwalten.

SharePoint

SharePoint ist eine Webanwendung von Microsoft. Es wurde ursprünglich für die Verwaltung von Dokumenten konzipiert, also zur Ablage und zum Teilen digitaler Inhalte in der Microsoft-Cloud. Inzwischen wurde SharePoint jedoch erweitert und zu einer Content-Management-Plattform umgebaut.

Die Ablage der Inhalte erfolgt in Ordnerstruktur innerhalb bestimmter Seiten und Unterseiten. Ein gemeinsamer Zugriff wird über “Dateifreigaben” realisiert, d.h. sind die in SharePoint abgelegte Dateien freigegeben, so können auch andere Nutzer darauf zugreifen. Diese Freigabefunktion kann allerdings dazu führen, dass Inhalte nicht unternehmensweit verfügbar sind, weil sie in abteilungsspezifischen Bereichen liegen, für die manche Mitarbeiter keine Zugriffsrechte haben oder gar von der Existenz wissen. Ein weiterer Punkt ist, dass Microsoft Sharepoint den erstellten, ebenso kanalspezifischen Content, lediglich verwaltet und keine Formatumwandlungen zulässt. Sowohl die starren Ordnerstrukturen als auch der CMS-Gedanke machen SharePoint daher nicht zum idealen Werkzeug für die Verwaltung von visuellen Inhalten.

Dropbox

Dropbox ist ein Cloud-Speicher. Die Dateien werden auf Dropbox-Servern hinterlegt, um diese von jedem Gerät aus zu verwalten und mit anderen zu teilen. Die Verwaltung erfolgt, ähnlich wie in SharePoint, in Ordnerstrukturen. Zum Teilen ist hier jedoch keine Dateifreigabe nötig. Wenn man eine Datei oder einen Ordner teilen möchte, dann erstellt man einfach einen Link und sendet diesen an den jeweiligen Empfänger. Mit diesem Link kann der Inhalt heruntergeladen und genutzt werden.

Der Zweck von Dropbox liegt in der Dateiübertragung und weniger in der Verwaltung. Somit braucht jede aktualisierte Datei auch einen neuen Link. Und ein kryptischer Link ist wie eine unettiketierte Dose. Erst nach dem Öffnen, kann man den Inhalt sehen. Wer seine digitalen Inhalte lieber verwalten als nur hochladen und mit anderen per Link teilen möchte, sollte von Dropbox absehen.

Was ist die beste Speicherlösung? Ein DAM!

Nachdem wir die einzelnen Speicherlösungen im Detail betrachtet haben, lässt sich zusammenfassend sagen, dass weder ein CMS, noch Microsoft SharePoint oder Dropbox die Tiefe und Funktionen eines DAM-Systems abbilden kann und die Hauptfunktion der medienneutralen Ablage bereitstellt. Außerdem ist die Suche nach bestimmten Inhalte nur in einem DAM-System uneingeschränkt möglich. Eine Funktion, die gerne unterschätzt wird. Doch schauen wir uns ein DAM-System und seine Funktionen im Detail ist.

Die wichtigsten Funktionen eines DAM-Systems

Ein DAM-System wurde eigens dafür entwickelt, digitalen Content zu verwalten und ordnungsgemäß an Beteiligte und andere Systeme bereitzustellen. Hier die wichtigsten Funktionen, die ein DAM-System umfasst und sich dadurch von anderen Speicherlösungen abgrenzt:

• Single-Source-of-Truth: Zentrale Stelle für alle Arten von Content (Bilder, Fotos, Dokumente, Audios, Videos etc.)
• Webbasiert: Die Anwendung braucht nur Internet und einen Browser
• Ansprechende Usability: Verschiedene Anzeigeoptionen für intuitive Navigation
• Medienneutrale Speicherung: Ablage einer Quelldatei und daher keine Asset-Silos und Dubletten mehr
• Formatkonvertierung: Alle Assets werden entsprechend den Kanalvorgaben oder persönlichen Bedürfnissen umgewandelt
• Versionierung: Durch Versionen werden immer nur aktuelle Assets verwendet
• KeyWords: Eindeutige Verschlagwortung aller Assets, um eine effektive Suche zu ermöglichen
• Suche: Einfaches Suchen und Finden analog zur Google-Suche
• Vorschau: Vor dem Download kann man die Dateien einsehen oder anhören
• Lizenz-Management: Integriert, um ordnungsgemäße Verwendung sicherzustellen
• Rechte- und Rollen: Je nach Zuständigkeit können entweder Zugriffs-, Anzeige- oder Bearbeitungsrechten vergeben werden
• Workflows: Durch eingerichtete Workflows lässt sich die Zusammenarbeit in Teams verbessern (z.B. Genehmigungs-Workflows)
• Bearbeitungswerkzeuge: Integrierte Bildbearbeitungsoptionen ermöglich z.B. Schneiden oder Freistellen von Bildern
• Archivierung: Nicht mehr genutzte Dateien werden archiviert oder mit Ablaufdaten versehen, um nach der definierten Zeit nicht mehr in Umlauf zu kommen
• Reporting und Analysen: Aufschlussreiche Performance-Auswertungen über die Nutzung der Assets
• Schnittstellen: Über Schnittstellen kann ein DAM mit anderen Systemen wie Online-Shop, Marktplätze oder PIM-Systemen zusammenarbeiten

Einzig ein DAM-System deckt alle Content-Prozesse ab: Kreation, Organisation und Verteilung. Dadurch steigert ein DAM-System den Wert der kreativen Inhalte, indem es als Content-Bibliothek allen Beteiligten und Systemen die benötigten Dateien richtig bereitstellt und eine lästige Suche erspart. Somit steht jede Minute, die nicht mit einer Suche verbunden ist, bedeutsamen Aufgaben zur Verfügung.

Fazit: DAM vs. andere Speicherlösungen

Obwohl CMS, SharePoint und Dropbox ihre Berechtigung in bestimmten Anwendungsbereichen haben, bieten sie nicht die spezialisierten Funktionen und die Flexibilität, die ein DAM-System für die Verwaltung von Media Assets bietet. DAM-Systeme sind unerlässlich für Unternehmen, die eine effiziente, medienneutrale und leicht zugängliche Lösung für ihre digitalen Inhalte suchen. Mit ihren fortgeschrittenen Suchfunktionen, der Möglichkeit zur Formatumwandlung und der zentralisierten Verwaltung bieten DAM-Systeme einen deutlichen Mehrwert gegenüber herkömmlichen Speicherlösungen. Wie Du ein gutes DAM-System findest, verraten wir Dir als nächstes.