Cloud-Storage für DAM

Digital Asset Management

Die digitale Revolution hat zu einem exponentiellen Wachstum digitaler Inhalte geführt, die von Unternehmen verwaltet werden müssen. Hier setzen Digital Asset Management (DAM)-Systeme an, um Ordnung in das Chaos zu bringen. Die Implementierung von DAM-Systemen als Cloud-Storage-Lösung hat sich als besonders effektiv erwiesen. In diesem Blogbeitrag beleuchten wir die Vorteile und wichtigen Überlegungen, die bei der Nutzung von Cloud-Speichern für DAM in Betracht gezogen werden sollten.

Vorteile von Cloud-Storage für DAM

DAM ist die Abkürzung für Digital Asset Management. Hiermit ist die zentrale Verwaltung und Bereitstellung von Assets gemeint, also alle visuellen Inhalte wie Bilder, Videos, Dokumente, Grafiken, Präsentationen aber auch Audios. Die Systeme, die das softwareseitig unterstützen, werden DAM-Systeme genannt. Zu den Hauptaufgaben eines DAM-Systems gehört, neben der Verwaltung und Bereitstellung von Assets, auch der Import und kanalspezifische Export.

Du kannst ein DAM-System entweder durch einen einmaligen Kaufpreis erwerben oder als Service gegen eine monatliche Gebühr mieten. Im ersten Fall spricht man von einer On-Premises-Lösung, während die Mietvariante als SaaS (Software as a Service) in der Cloud bekannt ist. So oder so, beide Varianten bieten Dir eine zentrale Quelle für die Speicherung, Organisation und Verwaltung digitaler Assets. Der Unterschied ist die Hostingumgebung, wobei bei einer SaaS-Lösung der DAM-Anbieter das Hosting übernimmt (entweder selbst oder ausgelagert an einen Cloud-Dienstleister). Entscheidest Du Dich für ein DAM in der Cloud, dann hast Du folgende Vorteile:

1. Plug-and-Play: Ein DAM in der Cloud ist sofort einsatzbereit. Alles was Du benötigst ist Internet und einen Webbrowser, um das DAM-System direkt zu nutzen.
2. Zugänglichkeit und Kollaboration: Ein cloudbasiertes DAM ermöglicht es Dir und Deinen Teammitgliedern, von überall und zu jeder Zeit auf digitale Assets zuzugreifen. Das fördert eine nahtlose Zusammenarbeit, selbst wenn Deine Teams global verteilt sind.
3. Kosteneffizienz: Die Verwendung eines DAM in der Cloud kann kostengünstiger sein als lokale Speicheroptionen, da Du nur für den Speicherplatz zahlst, den Du tatsächlich nutzt und somit nicht in Hardware investieren musst.
4. Skalierbarkeit: Ein cloudbasiertes DAM kann dynamisch an Deinen wachsenden Speicherbedarf angepasst werden, was es ideal macht, wenn Du eine flexible Speicherlösung benötigst.
5. Sicherheit und Compliance: Viele Anbieter von Cloud-DAM-Systemen erfüllen hohe Sicherheitsstandards und bieten Compliance mit relevanten Datenschutzgesetzen, was für Unternehmen, besonders für die in regulierten Branchen (z. B. Finanz-, Energie- oder Medizinsektor), von Bedeutung ist.
6. Backup und Disaster Recovery: Ein DAM in der Cloud bietet oft integrierte Backup- und Wiederherstellungsdienste, die im Falle eines Datenverlustes eine schnelle Wiederherstellung ermöglichen.
7. Verwaltung: Die Wartung und der Betrieb eines cloudbasierten DAM-Systems erfolgt durch den DAM-Anbieter. Wenn Du ein Cloud-DAM nutzt, muss Dein Unternehmen folglich keine Ressourcen bei der firmeneigenen IT bereitstellen und profitiert stattdessen von einer zuverlässigen DAM-Lösung, die immer einsatzbereit ist.
8. Up-to-date: Bei einem cloudbasierten DAM-System führt der Anbieter Updates automatisch aus. Dadurch bleibt das DAM nicht nur auf dem neuesten Stand der Technik, sondern auch neue Technologien, einschließlich verschiedener KI-Dienste, stehen Dir zur Abwägung für einen Einsatz bereit, ohne hier zusätzlich recherchieren zu müssen.

Überlegungen bei der Auswahl eines DAM-Systems in der Cloud

In einem DAM-System können viele sensible Daten vorliegen. Stichwort Metadaten! So können Metadaten, die an digitale Assets angehängt sind, beispielsweise personenbezogene Informationen enthalten (Name einer abgebildeten Person im Dateinamen, in Beschreibungsfeldern, Schlagworten etc.). Ebenso können geografische Informationen, wie sie häufig von Digitalkameras oder Smartphones bei der Aufnahme von Fotos oder Videos automatisch hinzugefügt werden, Teil der Metadaten sein. Deshalb solltest Du, unabhängig davon ob Du in einer regulierten Branchen arbeitest oder nicht, immer die Frage der Datenspeicherung klären. Schließlich gibst Du Deine Daten aus der Hand und überlässt die Verwaltung einem Drittanbieter in der Cloud. Und gerade personenbezogene Daten sind laut europäischer Rechtsprechung besonders schützenswert.

Bevor Du ein DAM in der Cloud in Erwägung ziehst, kläre, ob das cloudbasierte DAM-System den europäischen Datenschutzregeln gerecht wird. Wo erfolgt der Betrieb bzw. wo ist der Serverstandort? In einem deutschen beziehungsweise europäischen Rechenzentrum oder auf ausländischen Servern wie Microsoft Azure oder AWS in den USA? Sind an das Cloud-DAM externe Dienste angeschlossen und wenn ja, wie steht es um deren Sicherheitsbestimmungen? Zu guter Letzt solltest Du noch in Erfahrung bringen, ob das präferierte Cloud-DAM auch Deine eigenen, internen Vorgaben erfüllen kann. Sind diese grundlegenden Fragen zum Datenschutz geklärt, kannst Du ein Cloud-DAM noch auf folgende Merkmale überprüfen:

1. Datensicherheit: Die Sicherheit der in der Cloud gespeicherten Assets muss vor unbefugtem Zugriff gewährleistet sein. Achte auf Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und andere Sicherheitsmaßnahmen.
2. Integration mit bestehenden Systemen: Es ist wichtig, dass die gewählte Cloud-Lösung sich nahtlos in bestehende Systeme wie ein PIM oder Online-Shop integrieren lässt und Workflows berücksichtigt.
3. Performance: Die Geschwindigkeit des Zugriffs auf Daten kann variieren. Stelle sicher, dass die Performance-Anforderungen Deines Unternehmens erfüllt werden.
4. Kostenstruktur: Bewerte die Kostenstruktur des DAM-Anbieters in der Cloud-Variante. Berücksichtige dabei nicht nur die Kosten für den Speicherplatz, sondern auch für die Datenübertragung und den -zugriff.

Die Nutzung von Cloud-Storage-Lösungen für DAM bietet eine Fülle von Vorteilen, von der verbesserten Zugänglichkeit bis hin zu Kostenersparnissen. Es ist jedoch essentiell, ein DAM-System auszuwählen, das nicht nur die Bedürfnisse Deines Unternehmens heute, sondern auch in der Zukunft erfüllt. Sorgfältige Planung und Überlegung sind der Schlüssel zur erfolgreichen Nutzung von Cloud-Speichern im Bereich DAM. Unser DAM-System – OMN DAM – hat schon frühzeitig einen Schwerpunkt auf diese Aspekte gelegt und bietet Dir eine hervorragende sowie zukunftsfähige Lösung für die optimale Verwaltung Deiner digitalen Assets. Kontaktiere uns gerne für weitere Informationen oder konkrete Use-Cases, unabhängig der Branche, denn OMN DAM ist branchenneutral und kann überall eingesetzt werden. Wir beraten Dich sehr gerne.