PIM einführen: Projektplan, Anforderungen und Checkliste

Eine PIM-Einführung verbindet Produktdaten, Zuständigkeiten und technische Integration. Ein belastbarer Projektplan legt deshalb nicht nur fest, wann die Software startet. Er beschreibt auch, welche Produkte und Kanäle zum Start dazugehören, wer die Daten verantwortet und woran das Team eine erfolgreiche Übergabe erkennt.

Dieser Leitfaden von apollon, dem Anbieter von OMN PIM, führt durch sechs Phasen. Du findest konkrete Arbeitsergebnisse, Beispiele für prüfbare Anforderungen und eine Checkliste zur Übernahme in Deinen Projektplan. Der Ablauf ist eine Planungshilfe; Aufgaben können sich überschneiden und werden im Pilot überprüft.

Den ausführlichen Hintergrund zu Datenmodell, Migration, Schnittstellen, Rollen und Kosten findest Du im Leitfaden zur PIM-Einführung.

Direkt zu: Projektphasen · Anforderungen · Zeit und Budget · Checkliste · FAQ

Wann eine PIM-Einführung sinnvoll ist

Ein PIM kann helfen, wenn Produktinformationen für verschiedene Kanäle, Sprachen oder Beteiligte strukturiert gepflegt werden müssen. Prüfe zunächst, wo heute tatsächlich Aufwand oder Fehler entstehen:

• Derselbe technische Wert wird in mehreren Dateien gepflegt und erreicht Shop, Datenblatt und Handelspartner in unterschiedlichen Versionen.
• Für einen neuen Kanal müssen Informationen wiederholt gesucht, umbenannt oder ergänzt werden.
• Varianten, Bilder und Dokumente lassen sich nicht zuverlässig zuordnen.
• Freigaben hängen an einzelnen Personen; der gültige Datenstand ist nicht nachvollziehbar.

Erfasse dafür konkrete Fälle. Eine hohe Retourenquote allein belegt beispielsweise kein Produktdatenproblem. Prüfe, ob falsche Maße, unklare Varianten oder fehlende Angaben tatsächlich eine Rolle spielen. Bei überschaubarem Bedarf können klarere Zuständigkeiten und ein verbesserter bestehender Prozess bereits ausreichen.

Die Grundlagen von Product Information Management helfen bei der Abgrenzung. Die Entscheidung für ein zusätzliches System sollte aus den benötigten Abläufen entstehen.

Der PIM-Projektplan in sechs Phasen

Nutze die Ergebnisse der Phasen als Prüfpunkte für Deinen nächsten Lieferumfang. Halte offene Entscheidungen mit einer verantwortlichen Person fest.

Phase 1: Ziele, Umfang und Business Case festlegen

Beschreibe das Problem an einem Arbeitsablauf: etwa die Freigabe einer neuen Produktvariante für den Shop. Miss den heutigen Aufwand, die Wartezeit und notwendige Korrekturen. Lege fest, was sich verbessern soll und welche Entwicklung der Datenmenge Du erwartest.

Grenze den ersten Lieferumfang ab: Produktgruppen, Varianten, Sprachen, Kanäle und beteiligte Systeme. Halte ebenso fest, was später folgt. Projektleitung, fachliche Verantwortliche und Budgetverantwortliche sollten dieselbe Vorstellung vom Startumfang haben.

Ergebnis: ein abgestimmter Projektauftrag mit Ausgangswerten, Zielen, Verantwortlichkeiten, Umfang und offenen Annahmen. Ein Einsparziel ist zunächst eine Hypothese, die im Pilot überprüft wird.

Phase 2: Datenquellen und Qualität untersuchen

Wähle repräsentative Produkte aus: einfache Artikel, Varianten, Sets, unvollständige Lieferantendaten und sprachabhängige Inhalte. Liste auf, wo Identifikatoren, technische Merkmale, Texte, Bilder und Dokumente liegen. Dokumentiere Duplikate, abweichende Einheiten, fehlende Pflichtangaben und ungeklärte Nutzungsrechte an Medien.

Bestimme pro Datenbereich das führende System. Ein Import darf beispielsweise einen im PIM freigegebenen Marketingtext nicht unbeabsichtigt mit einer älteren Lieferantenfassung überschreiben. Dokumentiere auch, wie Artikel angelegt, geändert, gesperrt oder aus dem Sortiment genommen werden.

Ergebnis: ein Quellenverzeichnis mit Datenverantwortlichen und einer priorisierten Liste zu bereinigender Daten. Fehlende Werte bleiben als Lücke erkennbar; sie werden nicht durch plausible Vermutungen ersetzt.

Phase 3: Datenmodell und Pflegeprozess entwerfen

Definiere Produkthierarchie, Variantenbeziehungen, Attribute, Datentypen, Einheiten und erlaubte Werte. Trenne Anforderungen je Produktgruppe, Sprache und Kanal. Ein Feld kann für einen bestimmten Kanal erforderlich sein, ohne für das gesamte Sortiment sinnvoll zu sein.

Kläre außerdem Rollen: Wer liefert einen Wert, wer darf ihn ändern, wer prüft fachlich und wer gibt die Ausgabe frei? Lege fest, was bei einer Änderung nach der Freigabe erneut geprüft werden muss.

Ergebnis: ein dokumentiertes Datenmodell und ein Pflege-/Freigabeablauf, den das Team an den ausgewählten Produkten durchgespielt hat. Technische Grenzen der infrage kommenden Systeme werden früh mitgeprüft; das Modell entsteht nicht unabhängig von jeder Umsetzbarkeit.

Phase 4: Systeme anhand eigener Anforderungen bewerten

Überführe die Ergebnisse in einen Anforderungskatalog. Trenne notwendige Funktionen von späteren Ausbaustufen und ergänze für wichtige Anforderungen einen Testfall. Lass Anbieter denselben Ablauf mit Deinen Beispieldaten zeigen: importieren, korrigieren, freigeben, ausgeben und eine Änderung nachziehen.

Prüfe auch Rollen, Protokollierung, Datenexport, Betrieb, Support, enthaltene Module und Integrationsleistungen. Ein erfolgreicher Export in der Demo ist noch kein Nachweis, dass der produktive Zielkanal die Daten verarbeitet.

Ergebnis: eine nachvollziehbare Bewertung mit Nachweisen, offenen Punkten und Aufwandsschätzungen. Unser PIM-Software-Vergleich ergänzt die Auswahlfragen; als PIM-Anbieter betrachten wir dabei auch unsere eigene Lösung.

Phase 5: Pilot, Integration und Migration umsetzen

Setze einen abgegrenzten Ablauf vom Quellsystem bis zum Zielkanal um. Der Pilot sollte klein genug bleiben, um Fehler gezielt zu bearbeiten, aber auch wichtige Sonderfälle enthalten. Prüfe Zuordnungsschlüssel, Feldmapping, Einheiten, Varianten und Medienverknüpfungen.

Für die Migration gehören Testimport, Mengenabgleich, dokumentierte Transformationen und ein Verfahren für spätere Änderungen zusammen. Teste bei Schnittstellen auch abgewiesene Datensätze, unterbrochene Übertragungen und wiederholte Läufe. Kläre, wer Fehler erhält und bearbeitet.

Ergebnis: ein dokumentierter Testlauf mit fachlicher Prüfung im Zielsystem, geklärten Fehlern und einem Plan für den eigentlichen Datenübergang. Importiert bedeutet noch nicht vollständig, korrekt oder freigegeben.

Phase 6: Abnehmen, starten und in den Betrieb übergeben

Vereinbare vor dem Go-live Abnahmekriterien und Verantwortliche. Führe typische Pflegeaufgaben mit den späteren Anwendern durch. Prüfe, ob offene Fehler den Start verhindern, wer Ausnahmen genehmigen darf und welche Rückfallmöglichkeit bei einer gescheiterten Umstellung besteht.

Plane Schulung, Support, laufende Qualitätskontrollen und die Pflege der Schnittstellen ein. Nach dem Start vergleichst Du dieselben Abläufe und Messgrößen mit den Ausgangswerten. Neue Kanäle und Produktgruppen werden anschließend als weitere Lieferumfänge geplant.

Ergebnis: eine dokumentierte Freigabe und eine benannte Betriebsverantwortung. Die Einführung kann als Projekt abgeschlossen werden; Datenpflege und Weiterentwicklung laufen weiter.

Datenmodell: ein konkretes Variantenbeispiel

Vereinfachtes Planungsbeispiel, kein Kundenfall: Ein Hersteller verkauft eine Produktfamilie in mehreren Größen und Farben. Eine Beschreibung gilt für die Familie, Maße und Artikelnummer unterscheiden sich je Variante. Ein Bild zeigt nur eine bestimmte Farbe; die Montageanleitung gilt für mehrere Varianten.

Für das Datenmodell sind damit mindestens diese Fragen zu entscheiden:

• Welche Angaben stehen an der Familie, welche an der verkaufbaren Variante?
• Welche Werte dürfen vererbt und welche müssen individuell gepflegt werden?
• Wie werden Bild, Dokument und deren Gültigkeit dem richtigen Produkt zugeordnet?
• Welche Texte unterscheiden sich nach Sprache oder Kanal?
• Was passiert mit Freigaben und Ausgaben, wenn sich ein Maß oder Dokument ändert?

Halte interne Produktstruktur, externe Klassifikation und Austauschformat auseinander. ETIM und ECLASS klassifizieren beziehungsweise beschreiben Produkte; BMEcat ist ein Austauschformat für Katalogdaten. Welche Version und welches Format ein Handelspartner benötigt, muss im Projekt vereinbart werden. ETIM International beschreibt auch ETIM xChange als Austauschformat; „ETIM benötigt immer BMEcat“ wäre daher zu pauschal.

Grundlagen: ETIM-Klassifikation, ETIM-Austauschformate, ECLASS-Standard. Erläuterungen bei apollon: Was ist ETIM? und Was ist ECLASS?.

PIM-Anforderungen so formulieren, dass sie prüfbar sind

„Schnittstelle vorhanden“ oder „Datenqualität verbessern“ ist für eine Abnahme zu ungenau. Ergänze den auslösenden Vorgang und das erwartete Ergebnis. Die folgenden Beispiele sind Testideen für Deinen Anforderungskatalog, keine zugesagten Funktionen jedes PIM-Systems.

Für Vollständigkeit, Übertragungszeit und zulässige Fehlerzahlen legt Ihr projektspezifische Schwellen fest. Prüfe fachliche Richtigkeit zusätzlich: Ein vollständig befülltes Feld kann trotzdem den falschen Wert enthalten.

Zeit und Budget belastbar planen

Die Produktanzahl allein ergibt keine verlässliche Projektdauer. Entscheidend sind unter anderem Variantenkomplexität, Datenqualität, Integrationen, Freigaben und verfügbare Mitarbeiter. Eine pauschale Zuordnung wie „5.000 Produkte gleich zwei bis vier Monate“ ersetzt deshalb keine Aufwandsschätzung.

Plane je Arbeitspaket ein Ergebnis, eine verantwortliche Person, benötigte Mitarbeit und Abhängigkeiten. Trenne Arbeitsaufwand von Kalenderdauer: Eine fachliche Freigabe kann wenig Arbeitszeit benötigen und trotzdem den folgenden Schritt verzögern. Nach dem Pilot werden Annahmen überprüft und die weitere Planung angepasst.

Für das Budget erfasse Software, Konfiguration, Datenbereinigung, Migration, Schnittstellen, Schulung, interne Arbeit und laufenden Betrieb über denselben Betrachtungszeitraum. Kennzeichne enthaltene Leistungen, Optionen und Leistungen nach Aufwand. Welcher Kostenblock am größten ist, hängt vom konkreten Projekt und Vertrag ab.

Unser Beitrag zu PIM-Kosten und Total Cost of Ownership bietet ein Kalkulationsschema. Die Checkliste hier hilft Dir, den Leistungsumfang für vergleichbare Angebote zu beschreiben.

Sieben Fehler, die Du im Projektplan vermeiden kannst

1. Anbieterentscheidung ohne belastbare Anforderungen: erst den benötigten Ablauf beschreiben und technische Machbarkeit früh prüfen.
2. Datenübernahme ohne Qualitätsprüfung: problematische Datensätze vor und nach der Migration sichtbar machen.
3. Unklare Verantwortung: fachliche Datenverantwortung, Systembetrieb und Freigabe ausdrücklich zuordnen.
4. Ein Pilot nur mit einfachen Produkten: wichtige Varianten- und Fehlerfälle einbeziehen.
5. Zu großer Startumfang: Anforderungen priorisieren und spätere Ausbaustufen getrennt planen.
6. Schulung erst nach der Umstellung: Anwender vorab mit echten Aufgaben testen lassen.
7. Abnahme nur im PIM: die Verarbeitung im Zielkanal und den anschließenden Betriebsablauf mitprüfen.

Diese Liste benennt Projektrisiken. Sie ist keine statistisch belegte Rangfolge der häufigsten Fehler.

Deine PIM-Einführungs-Checkliste

Übernimm die Punkte in Dein Projektwerkzeug und ergänze jeweils verantwortliche Person, Termin, Nachweis und Status. „Besprochen“ ist kein Ersatz für ein dokumentiertes Ergebnis.

• Ziel und Umfang: Ausgangsproblem, Messgrößen, Startsortiment, Sprachen und Kanäle sind vereinbart.
• Business Case: Nutzenannahmen, Kostenbestandteile und interne Kapazität sind dokumentiert.
• Datenbestand: Quellen, Identifikatoren, Qualitätslücken und führende Systeme sind erfasst.
• Datenmodell: Produkthierarchie, Varianten, Attribute, Einheiten und Kanalregeln sind geprüft.
• Verantwortung: Datenlieferung, Pflege, fachliche Prüfung und Freigabe sind zugeordnet.
• Anbieterbewertung: notwendige Anforderungen, Testfälle, Leistungsumfang und offene Punkte sind dokumentiert.
• Pilot: repräsentative Produkte, Sonderfälle und ein vollständiger Weg bis zum Zielkanal sind festgelegt.
• Integration: Mapping, Änderungen, Fehlerbehandlung und Zuständigkeiten sind getestet.
• Migration: Testübernahme, Mengenabgleich, Nachlieferungen und Rückfallverfahren sind vorbereitet.
• Abnahme: fachliche Ergebnisse, Fehlergrenzen und Freigabeverantwortung sind vereinbart.
• Anwender: Schulung, Aufgaben und Unterstützung zum Start sind eingeplant.
• Betrieb: Support, Qualitätskontrollen, Kennzahlen und nächste Ausbaustufen haben Verantwortliche.

Häufige Fragen zur PIM-Einführung

Kläre diese Fragen vor der Beauftragung und halte die Antworten für Deinen konkreten Projektumfang fest.

Wie lange dauert eine PIM-Einführung?

Eine belastbare Dauer ergibt sich aus Umfang, Datenzustand, Schnittstellen und verfügbarer Mitarbeit. Plane abnehmbare Arbeitspakete und überprüfe die Schätzung nach einem repräsentativen Pilot. Die Artikelzahl allein reicht für eine Terminprognose nicht aus.

Was kostet die Einführung eines PIM-Systems?

Erfasse Lizenz oder Abonnement, Einführung, Datenarbeit, Integrationen, Schulung und Betrieb einschließlich interner Aufwände. Vergleiche Angebote für denselben Umfang und Zeitraum. Eine pauschale Aussage, dass die Lizenz immer der kleinste Kostenblock sei, wäre nicht belastbar.

Womit sollte ich bei einem PIM-Projekt anfangen?

Mit einem konkreten Arbeitsproblem, einem begrenzten Startumfang und einer Bestandsaufnahme der Daten. Daraus entstehen Anforderungen und Testfälle. Technische Machbarkeit und Systemauswahl werden dazu passend geprüft.

Brauche ich ein PIM, wenn bereits ein ERP vorhanden ist?

Nicht automatisch. Prüfe, ob Dein bestehendes System die benötigte Produktanreicherung, Variantenpflege, Medienzuordnung, Freigabe und Kanalausgabe ausreichend unterstützt. Ein PIM kann diese Aufgaben ergänzen; welches System welche Daten führt, muss festgelegt werden.

Kann ich ein PIM schrittweise einführen?

Ja, beispielsweise mit einer Produktgruppe und einem Zielkanal. Der Pilot sollte auch relevante Sonderfälle abdecken. Gemeinsame Daten und Schnittstellen müssen so geplant sein, dass spätere Schritte anschließen können.

Wann ist das PIM-Projekt bereit für den Go-live?

Wenn die vereinbarten fachlichen und technischen Abnahmekriterien erfüllt sind, kritische Fehler geklärt sind und Anwender sowie Betrieb vorbereitet sind. Ein erfolgreicher Import oder eine abgeschlossene Installation allein genügt nicht.

Den Projektumfang mit eigenen Daten prüfen

OMN PIM von apollon unterstützt die zentrale Produktdatenpflege, Rechte und Rollen, Qualitätsprüfungen sowie die Verbindung zu Medien und Ausgabekanälen. Welche Module, Schnittstellen und Projektleistungen Du dafür benötigst, wird anhand Deines Umfangs geklärt.

Für ein erstes Gespräch sind eine Übersicht Deiner Datenquellen, die gewünschten Kanäle und einige repräsentative Produkte hilfreich. Damit lässt sich besprechen, welche Abläufe gezeigt und welche offenen Punkte vor einem Angebot geprüft werden sollten.

Demo zum geplanten PIM-Projekt anfragen