Was ist ein pim-system?

Platzieren Sie Ihre Produkte hoch-effizient in Allen Märkten

Wenn Ihr Kunde von Ihnen richtige, vollständige und qualitativ hochwertige Produktinformationen verlangt und dies über alle Kanäle hinweg, dann sollten Sie sich mit PIM-Systemen näher beschäftigen. PIM ist eine Abkürzung und steht für Product Information Management. Wie man aus dem Namen bereits erkennt, handelt es sich um das Management von Produktinformationen. Gemeint ist die Verwaltung aller produktdefinierenden Informationen und deren Bereitstellung für den Einsatz in Ausgabekanälen. Diese Informationen umfassen neben den klassischen Produktstammdaten (Artikelpreise, technische Spezifikationen und viele weitere) auch Werbetexte und dazugehöriges Bildmaterial.

Warum braucht man ein PIM-System?

Produktinformationen stehen in Unternehmen häufig nicht zentral zur Verfügung. Stattdessen liegen sie in mehreren Systemen, Tabellen oder Datenbanken. Dies resultiert aus der Tatsache, dass die Generierung das Zusammenspiel mehrerer Abteilungen – wie der Produktentwicklung, dem Einkauf, des Marketings oder dem Vertrieb – erfordert. Hinzu kommt, dass die erstellten Produktinformationen meist mediengebunden und nicht modular verwendbar sind. Dies erschwert die Nutzung der Produktinformationen in weiteren Umgebungen und Kontexten. Denn damit die Ausgabekanäle (zum Beispiel Online-Shop oder Printkatalog) richtig bedient werden können, ist es essentiell, die Produktinformationen medienneutral vorzuhalten. Das bedeutet, Publikationen kanalunabhängig einzusetzen. Und genau hier ist der Knackpunkt. Denn jede Abteilung nutzt unterschiedliche Systeme wie beispielsweise ein ERP-, CRM- oder Translation Management-System bei der Erstellung, Aufbereitung und Pflege der Daten. Dadurch entstehen zwangsläufig keine medienneutralen Produktinformationen. Eine

händische Zusammenführung und Adaption der Daten steht – aufgrund der Vielfalt an Produkten und Ausgabekanälen – in keinem Kosten-Nutzen-Verhältnis mehr.
 

In der Theorie lässt sich PIM daher ohne die entsprechende Software nicht oder nur schwer bewerkstelligen. Aus diesem Grunde gibt es PIM-Systeme. Sie stellen eine spezielle Software dar, die die Informationen aus verschiedenen Systemen konsolidieren und medienneutral bereitstellen. Die Daten werden dabei bidirektional aufgenommen, verwaltet und ausgegeben. Gleichzeitig sind PIM-Systeme zentrale Anlaufstelle für alle am Produkt Beteiligten. So lassen sich mit PIM-Systemen Produktinformationen vollständig anlegen, werbetauglich anreichern und mehrfach in verschiedenen Kanälen ausgeben. Bei den Kanälen kann es sich sowohl um einen Online-Shop, Marktplätze (wie Amazon, Zalando, Otto, Real etc.), Printkataloge, Online-Kataloge oder einen Katalog innerhalb einer App handeln.

Produktinformationen stehen in Unternehmen häufig nicht zentral zur Verfügung. Stattdessen liegen sie in mehreren Systemen, Tabellen oder Datenbanken. Dies resultiert aus der Tatsache, dass die Generierung das Zusammenspiel mehrerer Abteilungen – wie der Produktentwicklung, dem Einkauf, des Marketings oder dem Vertrieb – erfordert. Hinzu kommt, dass die erstellten Produktinformationen meist mediengebunden und nicht modular verwendbar sind. Dies erschwert die Nutzung der Produktinformationen in weiteren Umgebungen und Kontexten. Denn damit die Ausgabekanäle (zum Beispiel Online-Shop oder Printkatalog) richtig bedient werden können, ist es essentiell, die Produktinformationen medienneutral vorzuhalten. Das bedeutet, Publikationen kanalunabhängig einzusetzen. Und genau hier ist der Knackpunkt. Denn jede Abteilung nutzt unterschiedliche Systeme wie beispielsweise ein ERP-, CRM- oder Translation Management-System bei der Erstellung, Aufbereitung und Pflege der Daten. Dadurch entstehen zwangsläufig keine medienneutralen Produktinformationen. Eine händische Zusammenführung und Adaption der Daten steht – aufgrund der Vielfalt an Produkten und Ausgabekanälen – in keinem Kosten-Nutzen-Verhältnis mehr.

 

In der Theorie lässt sich PIM daher ohne die entsprechende Software nicht oder nur schwer bewerkstelligen. Aus diesem Grunde gibt es PIM-Systeme. Sie stellen eine spezielle Software dar, die die Informationen aus verschiedenen Systemen konsolidieren und medienneutral bereitstellen. Die Daten werden dabei bidirektional aufgenommen, verwaltet und ausgegeben. Gleichzeitig sind PIM-Systeme zentrale Anlaufstelle für alle am Produkt Beteiligten. So lassen sich mit PIM-Systemen Produktinformationen vollständig anlegen, werbetauglich anreichern und mehrfach in verschiedenen Kanälen ausgeben. Bei den Kanälen kann es sich sowohl um einen Online-Shop, Marktplätze (wie Amazon, Zalando, Otto, Real etc.), Printkataloge, Online-Kataloge oder einen Katalog innerhalb einer App handeln.

Was wird alles im PIM-System verwaltet?

Produkt-stammdaten

Artikelnummer, Preise, technische Maße

zugehörige Media Assets

Bilder oder Grafiken in verschiedenen Optionen

Werbe-Informationen

Vermarktungsrelevante Werbetexte

Produkt-Relationen

Ergänzendes Zubehör, Nachfolgeartikel, Ersatzteile

Welche Schnittstellen hat ein PIM-System?

PIM-Systeme verfügen über Schnittstellen zu vor- und nachgelagerten Systemen, da sie einerseits Daten importieren und andererseits Daten exportieren. Ein ERP- oder Warenwirtschaftssystem kann dabei sowohl ein vorgelagertes als auch ein nachgelagertes System sein. Ist es vorgelagert, so übernimmt das PIM-System alle im ERP hinterlegten Produktstammdaten. Das ERP-System liefert somit eine Basis an Produktinformationen zur weiteren, eigentlichen Anreicherung. Das PIM-System kann aber auch Produktinformationen an das ERP übermitteln. In diesem Fall wäre das ERP-System nachgelagert und würde aus dem PIM-System heraus, die relevanten Produktdaten erhalten. Erst nach dem Erhalt wären die Produktinformationen im ERP-System angelegt.

Damit die Produktinformationen vollständig sind, bedarf es auch passender Bildmaterialien. Im Idealfall liegt hierfür ein MAM-System vor und ist mit dem PIM-System per Schnittstelle verbunden. MAM-Systeme sind Softwarelösungen für die Verwaltung von Mediendateien wie Bilder, Fotos, Dokumente, Videos oder Audios. Sie liefern dem PIM-System die

Bildmaterialien, welche mit dem jeweiligen Produkt verknüpft werden. Gleichzeitig stellen MAM-Systeme sicher, dass die Produktdaten um neu erstellte Medien automatisiert aktualisiert werden.

Um die Datenaufbereitung für unterschiedliche Sprachen zu erleichtern, können an das PIM-System Übersetzungslösungen, sogenannte Translation Management-Systemen (TMS), angebunden werden. Somit stehen auch die verschiedenen Sprachvarianten zentral im PIM-System zur Verfügung.

Damit die erstellten und freigegebenen Produktinformationen in die verschiedenen Ausgabekanäle ausgeleitet werden, bedarf es auch hier einer Anbindung. Dies kann dabei eine Anbindung an einen Online-Shop sein, aber auch ein Printkatalog. Unabhängig des Kanals sorgt die PIM-Schnittstelle nach Außen für eine automatische Bespielung beziehungsweise einen automatischen Export. Der Content wird den Kanälen richtig und zuverlässig bereitgestellt. Denn das Ziel jedes PIM-Systems ist die markenadäquate Wiedergabe der Produkte.

PIM-Systeme verfügen über Schnittstellen zu vor- und nachgelagerten Systemen, da sie einerseits Daten importieren und andererseits Daten exportieren. Ein ERP- oder Warenwirtschaftssystem kann dabei sowohl ein vorgelagertes als auch ein nachgelagertes System sein. Ist es vorgelagert, so übernimmt das PIM-System alle im ERP hinterlegten Produktstammdaten. Das ERP-System liefert somit eine Basis an Produktinformationen zur weiteren, eigentlichen Anreicherung. Das PIM-System kann aber auch Produktinformationen an das ERP übermitteln. In diesem Fall wäre das ERP-System nachgelagert und würde aus dem PIM-System heraus, die relevanten Produktdaten erhalten. Erst nach dem Erhalt wären die Produktinformationen im ERP-System angelegt.

Damit die Produktinformationen vollständig sind, bedarf es auch passender Bildmaterialien. Im Idealfall liegt hierfür ein MAM-System vor und ist mit dem PIM-System per Schnittstelle verbunden. MAM-Systeme sind Softwarelösungen für die Verwaltung von Mediendateien wie Bilder, Fotos, Dokumente, Videos oder Audios. Sie liefern dem PIM-System die Bildmaterialien, welche mit dem jeweiligen Produkt verknüpft werden. Gleichzeitig stellen MAM-Systeme sicher, dass die Produktdaten um neu erstellte Medien automatisiert aktualisiert werden.

Um die Datenaufbereitung für unterschiedliche Sprachen zu erleichtern, können an das PIM-System Übersetzungslösungen, sogenannte Translation Management-Systemen (TMS), angebunden werden. Somit stehen auch die verschiedenen Sprachvarianten zentral im PIM-System zur Verfügung.

Damit die erstellten und freigegebenen Produktinformationen in die verschiedenen Ausgabekanäle ausgeleitet werden, bedarf es auch hier einer Anbindung. Dies kann dabei eine Anbindung an einen Online-Shop sein, aber auch ein Printkatalog. Unabhängig des Kanals sorgt die PIM-Schnittstelle nach Außen für eine automatische Bespielung beziehungsweise einen automatischen Export. Der Content wird den Kanälen richtig und zuverlässig bereitgestellt. Denn das Ziel jedes PIM-Systems ist die markenadäquate Wiedergabe der Produkte.

Wer nutzt ein PIM-System?

e-Commerce-Manager

E-Commerce-Verantwortliche, die ihre Produkte online vertreiben.

Marketing-Manager

Marketers, die ihre Produkte kanalübergreifend präsentieren.

Produkt-Manager

Produkt-Manager, die ihre Produkte verantworten.

Einkäufer

Einkäufer, die Produktstammdaten selbst oder über Händler liefern.

Übersetzer

Übersetzer, die Produkte an andere Märkte anpassen müssen.

Leiter Digitalisierung

Digitalisierungs-Verantwortliche, die die digitale Transformation vorantreibten.

Worin besteht der Vorteil von PIM-Systemen?

Der große Vorteil von PIM-Systemen besteht in der abteilungsübergreifenden Nutzung. Denn PIM-Systeme führen Produktinformationen aus verschiedenen Systemen zusammen und schaffen so eine einheitliche Basis, diese werbetauglich anzureichern. Schließlich entscheidet die richtige Kundenansprache, ob das Produkt gekauft wird oder nicht. Und Verwaltungsdaten aus ERP-Systemen tun hier nicht zu genüge. Sie geben keine Möglichkeit, Produktdaten für Kommunikationszwecke aufzubereiten. Aber nicht nur die Datenbeschaffung und -aufbereitung wird mit PIM-Systemen vereinfacht und optimiert. Auch der direkte Kundenzugang. Da PIM-Systeme das automatisierte Ausspielen übernehmen, entfallen Fehlerquellen vollends. So erhält Ihr Kunde das jeweilige Produkt in den verschiedenen Medien immer in der gleichbleibenden Qualität. Ihre Kommunikation ist mit einem PIM-System nicht nur richtig zugeschnitten, sondern auch immer aktuell und konsistent dank einer zentralen Datenbasis. 

Der große Vorteil von PIM-Systemen besteht in der abteilungsübergreifenden Nutzung. Denn PIM-Systeme führen Produktinformationen aus verschiedenen Systemen zusammen und schaffen so eine einheitliche Basis, diese werbetauglich anzureichern. Schließlich entscheidet die richtige Kundenansprache, ob das Produkt gekauft wird oder nicht. Und Verwaltungsdaten aus ERP-Systemen tun hier nicht zu genüge. Sie geben keine Möglichkeit, Produktdaten für Kommunikationszwecke aufzubereiten. Aber nicht nur die Datenbeschaffung und -aufbereitung wird mit PIM-Systemen vereinfacht und optimiert. Auch der direkte Kundenzugang. Da PIM-Systeme das automatisierte Ausspielen übernehmen, entfallen Fehlerquellen vollends. So erhält Ihr Kunde das jeweilige Produkt in den verschiedenen Medien immer in der gleichbleibenden Qualität. Ihre Kommunikation ist mit einem PIM-System nicht nur richtig zugeschnitten, sondern auch immer aktuell und konsistent dank einer zentralen Datenbasis. 

Welche Distributionskanäle kann ich mit einem PIM-System bedienen?

Und wie finden Sie das passende
PIM-System?

Sie sind sich einig, dass Sie ein PIM-System benötigen? Herzlichen Glückwunsch. Jetzt geht es eigentlich nur noch darum, das passende PIM-System zu finden. Doch leider gibt es PIM-Systeme wie Sand am Meer. Hier das auf Ihre Bedürfnisse richtig zugeschnittene System zu finden und ohne unnötig Zeit bei der Recherche zu verlieren, kann zu einer Herausforderung werden. Hier haben wir 5 Tipps für Sie, die Ihnen helfen sollen, schnell PIM-Favoriten ausfindig zu machen:

1. PIM-Listings und Rankings

Es gibt diverse Plattformen, die PIM-Systeme sowohl im Überblick als auch im Ranking darstellen. Ist ein Unternehmen dort aufgeführt, können Sie davon ausgehen, dass es zu einem renommierten PIM-Anbieter gehört und die Lösung bereits etabliert ist.

2. Open-Source vs. kommerzielle Software

Open-Source-Lösungen sind auf den ersten Blick sehr lukrativ, spart man sich doch die ganzen Anschaffungskosten. Dennoch darf man bei Open-Source-Lösungen nicht vergessen, dass sie von dem freiwilligen Engagement der Community und der Nachfrage leben. Auch sind Garantie- und Supportleistungen meist nicht enthalten oder Systemergänzungen mit Zusatzkosten verbunden. Sollten diese Punkte bei Ihren Produktinformationen keine Rolle spielen, so können Sie auch Open-Source-Anwendungen in die nähere Betrachtung miteinbeziehen. 

3. Referenzen

Schauen Sie sich die Referenzkunden näher an. Vielleicht sind Unternehmen aus der gleichen Branche oder sogar der Wettbewerb darunter. In diesem Fall ist das PIM-System bestens auf Ihre Branche und Ihre Bedürfnisse ausgerichtet und bereits erprobt. Sollten die Referenzen nicht verfügbar sein, scheuen Sie sich nicht, beim PIM-Anbieter unverbindlich danach zu fragen. Ein renommiertes Unternehmen stellt sie Ihnen gerne zur Verfügung.

4. Funktionsumfang

Neben dem klassischen Funktionsumfang können PIM-Systeme dennoch stark variieren. Machen Sie sich daher anhand realer Use Cases bewusst, welche Anforderungen Ihr PIM-System erfüllen sollte. Entscheidend ist hier, dass Sie alle Beteiligten involvieren und auch alle Schnittstellen berücksichtigen. Im Idealfall liegt Ihr Anforderungskatalog bereits vor. Anhand dieses können Sie die benötigten Funktionen systematisch abfragen und sich auf die wesentlichen Fakten konzentrieren, statt Funktionen präsentiert zu bekommen, die Ihnen vielleicht keinen großen Mehrwert bieten.   

5. Beratung und Consulting

Ein PIM-Anbieter sollte immer im Stande sein, nicht nur ein PIM-System zu entwickeln, sondern den Kunden auch fachlich und kompetent zu beraten. Informieren Sie sich daher, ob der PIM-Anbieter auch Beratungsleistungen anbietet. Sollte es so sein, können Sie sich darauf verlassen, dass der Anbieter Ihnen eine auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittene Lösung anbieten wird. Ob anhand Ihres Anforderungskataloges oder in gemeinsamen Workshops. Profitieren Sie ruhig von der Anbieterexpertise, schließlich geht es um Ihren Umsatz mittels perfekter Produktpräsentationen.  

Lernen Sie unser OMN PIM kennen

Noch Fragen?

Wir haben Ihnen die wichtigsten Fragen von unserem PIM-Experten Johannes Haas erklären lassen. Knapp und einfach unter dem Motto #WissenToGo! Bei speziellen Fragen oder tieferem Interesse melden Sie sich doch ganz einfach hier: apollon Kontaktformular