Was ist ein PIM-System?

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Wenn Dein Kunde von Dir richtige, vollständige und qualitativ hochwertige Produktinformationen verlangt und dies über alle Kanäle hinweg, dann solltest Du Dich mit PIM-Systemen näher beschäftigen. PIM ist eine Abkürzung und steht für Product Information Management. Wie man aus dem Namen bereits erkennt, handelt es sich um das Management von Produktinformationen. Gemeint ist die Verwaltung aller produktdefinierenden Informationen und deren Bereitstellung für den Einsatz in Ausgabekanälen. Diese Informationen umfassen neben den klassischen Produktstammdaten (Artikelpreise, technische Spezifikationen und viele weitere) auch Werbetexte und dazugehöriges Bildmaterial.

WARUM BRAUCHT MAN EIN PIM-SYSTEM?

Produktinformationen stehen in Unternehmen häufig nicht zentral zur Verfügung. Stattdessen liegen sie in mehreren Systemen, Tabellen oder Datenbanken. Dies resultiert aus der Tatsache, dass die Generierung das Zusammenspiel mehrerer Abteilungen – wie der Produktentwicklung, dem Einkauf, des Marketings oder dem Vertrieb – erfordert. Hinzu kommt, dass die erstellten Produktinformationen meist mediengebunden und nicht modular verwendbar sind. Dies erschwert die Nutzung der Produktinformationen in weiteren Umgebungen und Kontexten. Denn damit die Ausgabekanäle (zum Beispiel Online-Shop oder Printkatalog) richtig bedient werden können, ist es essentiell, die Produktinformationen medienneutral vorzuhalten. Das bedeutet, Publikationen kanalunabhängig einzusetzen. Und genau hier ist der Knackpunkt. Denn jede Abteilung nutzt unterschiedliche Systeme wie beispielsweise ein ERP-, CRM- oder Translation Management-System bei der Erstellung, Aufbereitung und Pflege der Daten. Dadurch entstehen zwangsläufig keine medienneutralen Produktinformationen. Eine händische Zusammenführung und Adaption der Daten steht – aufgrund der Vielfalt an Produkten und Ausgabekanälen – in keinem Kosten-Nutzen-Verhältnis mehr. 

In der Theorie lässt sich PIM daher ohne die entsprechende Software nicht oder nur schwer bewerkstelligen. Aus diesem Grunde gibt es PIM-Systeme. Sie stellen eine spezielle Software dar, die die Informationen aus verschiedenen Systemen konsolidieren und medienneutral bereitstellen. Die Daten werden dabei bidirektional aufgenommen, verwaltet und ausgegeben. Gleichzeitig sind PIM-Systeme zentrale Anlaufstelle für alle am Produkt Beteiligten. So lassen sich mit PIM-Systemen Produktinformationen vollständig anlegen, werbetauglich anreichern und mehrfach in verschiedenen Kanälen ausgeben. Bei den Kanälen kann es sich sowohl um einen Online-Shop, Marktplätze (wie Amazon, Zalando, Otto, Real etc.), Printkataloge, Online-Kataloge oder einen Katalog innerhalb einer App handeln.

WELCHE SCHNITTSTELLEN HAT EIN PIM-SYSTEM?

PIM-Systeme verfügen über Schnittstellen zu vor- und nachgelagerten Systemen, da sie einerseits Daten importieren und andererseits Daten exportieren. Ein ERP- oder Warenwirtschaftssystem kann dabei sowohl ein vorgelagertes als auch ein nachgelagertes System sein. Ist es vorgelagert, so übernimmt das PIM-System alle im ERP hinterlegten Produktstammdaten. Das ERP-System liefert somit eine Basis an Produktinformationen zur weiteren, eigentlichen Anreicherung. Das PIM-System kann aber auch Produktinformationen an das ERP übermitteln. In diesem Fall wäre das ERP-System nachgelagert und würde aus dem PIM-System heraus, die relevanten Produktdaten erhalten. Erst nach dem Erhalt wären die Produktinformationen im ERP-System angelegt.

Damit die Produktinformationen vollständig sind, bedarf es auch passender Bildmaterialien. Im Idealfall liegt hierfür ein DAM-System vor und ist mit dem PIM-System per Schnittstelle verbunden. DAM-Systeme sind Softwarelösungen für die Verwaltung von Mediendateien wie Bilder, Fotos, Dokumente, Videos oder Audios. Sie liefern dem PIM-System die Bildmaterialien, welche mit dem jeweiligen Produkt verknüpft werden. Gleichzeitig stellen DAM-Systeme sicher, dass die Produktdaten um neu erstellte Medien automatisiert aktualisiert werden.

Um die Datenaufbereitung für unterschiedliche Sprachen zu erleichtern, können an das PIM-System Übersetzungslösungen, sogenannte Translation Management-Systemen (TMS), angebunden werden. Somit stehen auch die verschiedenen Sprachvarianten zentral im PIM-System zur Verfügung.

Damit die erstellten und freigegebenen Produktinformationen in die verschiedenen Ausgabekanäle ausgeleitet werden, bedarf es auch hier einer Anbindung. Dies kann dabei eine Anbindung an einen Online-Shop sein, aber auch ein Printkatalog. Unabhängig des Kanals sorgt die PIM-Schnittstelle nach Außen für eine automatische Bespielung beziehungsweise einen automatischen Export. Der Content wird den Kanälen richtig und zuverlässig bereitgestellt. Denn das Ziel jedes PIM-Systems ist die markenadäquate Wiedergabe der Produkte.

WORIN BESTEHT DER VORTEIL VON PIM-SYSTEMEN?

Der große Vorteil von PIM-Systemen besteht in der abteilungsübergreifenden Nutzung. Denn PIM-Systeme führen Produktinformationen aus verschiedenen Systemen zusammen und schaffen so eine einheitliche Basis, diese werbetauglich anzureichern. Schließlich entscheidet die richtige Kundenansprache, ob das Produkt gekauft wird oder nicht. Und Verwaltungsdaten aus ERP-Systemen tun hier nicht zu genüge. Sie geben keine Möglichkeit, Produktdaten für Kommunikationszwecke aufzubereiten. Aber nicht nur die Datenbeschaffung und -aufbereitung wird mit PIM-Systemen vereinfacht und optimiert. Auch der direkte Kundenzugang. Da PIM-Systeme das automatisierte Ausspielen übernehmen, entfallen Fehlerquellen vollends. So erhält Dein Kunde das jeweilige Produkt in den verschiedenen Medien immer in der gleichbleibenden Qualität. Deine Produktkommunikation ist mit einem PIM-System nicht nur richtig zugeschnitten, sondern auch immer aktuell und konsistent dank einer zentralen Datenbasis. 

Welche Distributionskanäle kann ich mit
einem PIM-System bedienen?

Online-Shops

Marktplätze

Social Media

Kataloge

Websites

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