Warum mit Excel kein PIM möglich ist
Product Information MANAGEMENT
Für viele Unternehmen gelten Excel-Spreadsheets noch als bewährte Methode zur Verwaltung von Produktdaten. Doch die heutigen Anforderungen an die Produktvermarktung zeigen die Grenzen von Excel immer deutlicher. Die großen Player setzen längst auf PIM-Systeme für ihre Produktkommunikation. Warum Excel-Sheets für das Produktdatenmanagement nicht mehr zeitgemäß sind und warum spezialisierte Software diese Lücke schließt, erfährst Du in diesem Artikel.
Ist die Verwaltung Deiner Produktdaten mit Excel wirklich noch zeitgemäß? Klar, das Tool ist bekannt und neue Mitarbeiter können sofort damit arbeiten. Doch beim Product Information Management geht es um mehr als interne Verwaltung. Es umfasst auch die Bereitstellung und Pflege von Daten in allen Absatzkanälen. Hier stößt Excel schnell an seine Grenzen und bringt sogar Probleme mit sich. In diesem Beitrag zeigen wir die Schwachstellen: ineffiziente Prozesse, Fehlerpotenzial bei manueller Eingabe und ungenutztes Marketingpotenzial. Und wir erklären, welche Features ein PIM-System für genau diese Probleme bietet.
Excel-Stolpersteine in der Produktkommunikation
Die Verwaltung von Produktdaten mit Excel bringt viele Ineffizienzen mit sich. Schon das Organisieren, Kategorisieren und Filtern von Produktfamilien zeigt die Grenzen des Tools. Dazu kommt: Die Daten liegen in fragmentierten Tabellen verstreut über verschiedene Abteilungen. Das erschwert die interne Kommunikation erheblich. Es entstehen Inkonsistenzen, und die Korrektur von Flüchtigkeitsfehlern wird zur Daueraufgabe. All das macht den Umstieg auf ein PIM-System umso dringlicher.
PIM-Systeme bündeln den gesamten Produktdatenbestand Deines Unternehmens an einem zentralen Ort. Eine solche Single Source of Truth beseitigt Datensilos. Alle Mitarbeiter greifen auf dieselben aktuellen Informationen zu.
Für qualitative Produktinformationen braucht es mehr als Tabellen
Ein PIM-System bringt Ordnung in Deine Daten. Es legt fest, wer welche Daten ändern darf und protokolliert alle Änderungen lückenlos. Deine Mitarbeiter können sich voll auf ihre Aufgaben konzentrieren, statt Tabellen zu durchsuchen. Automatische Validierungen prüfen die Datenqualität und sichern konsistente Standards.
Fehlerhafte Daten sind ein häufiges Problem bei der manuellen Pflege in Excel. Tippfehler, falsche Formate oder veraltete Einträge passieren schnell. Für die Produktkommunikation kann das gravierende Folgen haben. Falsche Preise, fehlende Angaben oder widersprüchliche Informationen schaden dem Vertrauen der Kunden. Im schlimmsten Fall drohen sogar rechtliche Konsequenzen. PIM-Systeme minimieren dieses Risiko. Sie prüfen Daten automatisch auf Vollständigkeit und Konsistenz. Validierungsregeln und Pflichtfelder sorgen dafür, dass nur saubere Daten veröffentlicht werden.
Die Vorteile gegenüber Excel-Tabellen auf einen Blick
Kollaborationsmöglichkeiten
Ein PIM stellt Datenqualität durch sogenannte Data-Governance-Regeln sicher. Diese Regeln definieren verbindliche Standards für Deine Produktdaten und werden im System hinterlegt.
360-Grad-Blick auf Produkte
Excel bietet keine Möglichkeit, die Qualität von Produktdaten automatisch zu prüfen. Ein PIM-System hingegen überwacht die Datenqualität kontinuierlich.
Prozesseffizienz
Wiederkehrende manuelle Arbeitsschritte werden automatisiert. So müssen Deine Mitarbeiter deutlich weniger Aufwand investieren, um Produktdaten für verschiedene Kontexte aufzubereiten. Die Daten werden granular vorgehalten. Sie lassen sich mit Marketing-Slogans oder Bildern aus dem DAM kombinieren und kanalspezifisch ausleiten.
Gesicherte Datenqualität
PIM-Systeme ermöglichen mehr als nur das Onboarding von Daten. Sie verwalten den kompletten Lebenszyklus eines Product Contents. Schritt für Schritt sichern sie die Qualität jeder Produktkommunikation. Voraussetzung ist eine starke Data Governance. Damit definierst Du Qualitätsansprüche und regulierst den Umgang mit Produktdaten im Unternehmen.
Excel versus PIM als Basis für Deine Produktkommunikation
Die Art der Datenverwaltung hat weitreichende Folgen. Excel verursacht dauerhaft hohen Aufwand über Abteilungen hinweg. Häufig fehlen dann Ressourcen für Marketing oder Qualitätssicherung. Ein PIM-System schafft hier Abhilfe.
PIM-Systeme sichern die korrekte Verteilung von Produktinfos über alle Kanäle und Touchpoints. Sie bilden die technologische Grundlage für Omnichannel-Marketing. Wichtig dabei: Das Datenmodell muss optimal auf Eure Unternehmens- und Branchenanforderungen zugeschnitten sein.
Zu OMN
Mit OMN PIM kannst Du Produktdaten aus verschiedenen Quellen einholen, strukturieren und verarbeiten. Ganz egal, ob die Daten aus externen oder internen Quellen stammen. Eigens für Produktinformationen geschaffen, ist OMN daher der ideale Ort für all Deine Produktdaten entlang der gesamten Lieferkette. Ob Stammdaten, Spezifikationen, Materialien, Herstellungsprozesse oder Compliance-Details von Produkten, OMN bündelt und verknüpft sie alle an zentraler Stelle. Strukturierte digitale Prozesse und Funktionen für Data Governance und Versionskontrollen sorgen für Transparenz, Nachhaltigkeit und Compliance bei Deiner DPP-Entwicklung. Überzeuge Dich gerne persönlich von der Leistungsfähigkeit von OMN und sei bestens vorbereitet, wenn der digitale Produktpass kommt.
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