Warum mit Excel kein PIM möglich ist
Product Information MANAGEMENT
Für viele Unternehmen gelten Excel-Spreadsheets weiterhin als die bewährte Methode, um ihre Produktinformationen zu verwalten. Betrachtet man allerdings die aktuellen Anforderungen, denen Unternehmen bei der Vermarktung ihrer Produkte gerecht werden müssen, treten die Einschränkungen von Excel im Product Information Management immer stärker in den Vordergrund. Ein Wechsel in der Methodik drängt sich umso mehr auf, da die großen Player schon längst PIM-Systeme als Grundlage für ihre Produktkommunikation und Marketingstrategien verwenden. Warum Excel-Sheets als Lösung für PIM aus der Zeit gefallen sind und warum spezialisierte PIM-Software genau diesen Bedarf abdeckt, erfährst Du in diesem Blogartikel.
Sicherlich hast Du Dir bereits die Frage gestellt, ob die Verwaltung der Produktdaten in Deinem Unternehmen mithilfe von Excel wirklich noch zeitgemäß ist. Zwar ist das Tool bekannt und neue Mitarbeiter können in der Regel ohne große Einführung damit arbeiten und die einzelnen Produktdaten in den Tabellen pflegen. Mit Blick auf das Product Information Management, das nicht nur die interne Verwaltung, sondern auch die Bereitstellung und Pflege von Produktdaten in den Absatzkanälen umfasst, hat Excel allerdings nicht viel mehr zu bieten – und bringt außerdem noch so einige Probleme mit sich. Darum befassen wir uns in diesem Blogbeitrag nicht bloß mit den Problemfeldern von Excel – die ineffizienten Arbeitsprozesse, das Fehlerpotenzial bei der manuellen Dateneingabe und das verlorene Marketingpotenzial Deiner Produktdaten. Wir erklären ebenfalls, welche konkreten Features und Tools ein PIM-System für genau diese Herausforderungen bietet.
Excel-Stolpersteine in der Produktkommunikation
Die Verwaltung von Produktdaten mit Excel kommt – im Kleinen wie im Großen – mit zahlreichen prozessbasierten Ineffizienzen daher. Will man etwa spezifische Produktdaten sinnvoll organisieren und in Produktfamilien kategorisieren, sortieren oder filtern, bemerkt man bereits die mangelnden Funktionen Excels in dieser Hinsicht. Hinzu kommt, dass die interne Kommunikation über die Produktinformationen dadurch erschwert wird, dass die Datenbestände in fragmentierten Tabellen festgehalten werden, die sich wiederum in verschiedenen Abteilungen kaum transparent einsehbar im Umlauf befinden. Dadurch entstehen schwer nachvollziehbare Inkonsistenzen der Produktdaten, und Korrekturen rein menschlicher Flüchtigkeitsfehler werden zu einer organisatorischen Daueraufgabe. Dieser Mangel macht die Entscheidung, auf ein PIM-System umzusteigen, darum umso dringlicher.
PIM-Systeme können den gesamten Produktdatenbestand Deines Unternehmens strukturiert an einem Schnittpunkt enthalten. Eine solche Zentralisierung der Datenverwaltung spart nicht nur Ressourcen, sondern wirkt sich auch positiv auf die Qualität der Daten sowie die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen aus – sei es das Marketing, den Vertrieb, den Kundenservice oder die Produktentwicklung.
Für qualitative Produktinformationen braucht es mehr als Tabellen
Ein großer Unsicherheitsfaktor von Excel ist die Tatsache, dass selbst cloudbasierte Anwendungen wie Google Sheets oder Sharepoints keine Garantie für qualitative Produktdaten liefern und im schlimmsten Fall sogar gegen Sicherheitsrichtlinien verstoßen könnten. Weil die manuelle Verwaltung dieser Daten mit Excel oft ohne zentralisierte Qualitätssicherung abläuft, werden Produktinformationen außerdem häufig unbemerkt falsch, unvollständig oder veraltet in Tabellen geführt. Zudem definieren sich qualitative Produktdaten letzten Endes dadurch, dass sie Kunden anhand visuell ansprechender Medienformate wettbewerbsfähige Kauferlebnisse bieten – ein Qualitätsstandard, dem Excel nicht entsprechen kann.
Dem entgegen stehen die zahlreichen Vorteile von PIM als Single Source of Truth (einzige verlässliche Informationsquelle) im Unternehmen, bei der die Informationen aus allen Datenquellen konsolidiert werden. Mit Echtzeit-Updates über die gesamte Plattform hinweg verhindern PIM-Systeme, dass in Deinem Unternehmen versehentlich unterschiedliche Produktdaten im Umlauf sind. Die Produktinformationen durchlaufen dabei – basierend auf vordefinierten Regeln und Standards – automatisierte Validierungsprozesse, bei denen Qualitätsmängel schnell erkannt werden. In Bezug auf Deine verschiedenen Vertriebs- und Kommunikationskanäle können PIM-Systeme darüber hinaus alle relevanten Produktdaten sofort zur Verfügung stellen, sodass die Anforderungen dieser Kanäle in Echtzeit angepasst werden können. Ebenso kann ein PIM-System den Datenaustausch mit Geschäftspartnern wie Lieferanten und Händlern oder Datenpools wie dem GS1 GDSN unterstützen und die Daten automatisiert in die benötigten Ausführungen und Formate bringen. Verzögerungen in der Produktvermarktung lassen sich damit vermeiden.
Die Vorteile von PIM-Systemen gegenüber Excel-Tabellen auf einen Blick
Kollaborationsmöglichkeiten
Mit einem PIM-System könne alle Deine Mitarbeiter auf den Produktdatenbestand Deines Unternehmens zugreifen und sich über das System austauschen. Ein integriertes Rollen- und Rechtemanagement sorgt zusammen mit einer Workflow-Engine für Struktur und Ordnung in den Arbeitsprozessen, während Validierungsregeln und Freigabestufen die Qualität nach jedem Arbeitsschritt sichern.
360-Grad-Blick auf Produkte
Ein PIM-System verschafft Deinen Mitarbeitern einen umfassenden Überblick über all Eure Produkte und den damit verbundenen Produktinformationen. Dabei umfassen die Funktionen des PIM-Systems sowohl die grundlegenden und eher technischen Stammdaten als auch die redaktionell aufbereiteten Produktbeschreibungen, Marketingtexte sowie den Rich Product Content (beispielsweise Gebrauchsanleitungen).
Prozesseffizienz
Mit einem PIM-System, das wiederkehrende manuelle Arbeitsschritte automatisiert, müssen Deine Mitarbeiter deutlich weniger prozeduralen Aufwand investieren, um die Produktdaten für die verschiedenen Einsatzkontexte aufzuarbeiten und an den Touchpoints bereitzustellen. Die Produktdaten werden granular vorgehalten und können mit Kommunikationselementen wie Marketing-Slogans oder Bildern aus dem DAM ganz einfach zum Produktinhalt zusammengeführt und kanalspezifisch ausgeleitet werden.
Gesicherte Datenqualität
PIM-Systeme ermöglichen nicht nur das Onboarding qualitätsgesicherter Daten. Als Dreh- und Angelpunkt für die Verwaltung und Steuerung von Produktdaten umfasst ein PIM-System den kompletten Lebenszyklus eines Product Contents und sichert damit schrittweise die Qualität einer jeden Produktkommunikation. Voraussetzung hierfür ist eine starke Data Governance, mit der Du die Qualitätsansprüche innerhalb Deines Unternehmens definieren und den Umgang mit Produktdaten regulieren kannst.
Excel versus PIM als Basis für Deine Produktkommunikation
Die Art und Weise, wie Produktdaten im Unternehmen verwaltet werden, bringt weitgreifende Konsequenzen mit sich. Da mit einer Excel-Datenverwaltung ein andauernder, abteilungsübergreifender Aufwand verbunden ist, mangelt es häufig an Ressourcen, um Marketing-Faktoren im Rahmen der Produktkommunikation zu berücksichtigen oder aber interne wie externe Qualitätsanforderungen zu erfüllen beziehungsweise zu sichern. Ein PIM-System kann hier Abhilfe schaffen.
PIM-Systeme sichern die korrekte Verteilung und Darstellung von Produktinformationen über verschiedene Kanäle und Touchpoints hinweg – und bilden damit auch die technologische Grundlage für das Omnichannel-Marketing. Wichtig ist dabei, dass das zugrundeliegende Datenmodell des Systems optimal auf Eure unternehmens- und branchenspezifischen Anforderungen zugeschnitten ist.
Zu OMN PIM
Mit OMN PIM kannst Du Produktdaten aus verschiedenen Quellen einholen, strukturieren und verarbeiten. Ganz egal, ob die Daten aus externen oder internen Quellen stammen. Eigens für Produktinformationen geschaffen, ist OMN PIM daher der ideale Ort für all Deine Produktdaten entlang der gesamten Lieferkette. Ob Stammdaten, Spezifikationen, Materialien, Herstellungsprozesse oder Compliance-Details von Produkten, OMN PIM bündelt und verknüpft sie alle an zentraler Stelle. Strukturierte digitale Prozesse und Funktionen für Data Governance und Versionskontrollen sorgen für Transparenz, Nachhaltigkeit und Compliance bei Deiner DPP-Entwicklung. Überzeuge Dich gerne persönlich von der Leistungsfähigkeit von OMN PIM und sei bestens vorbereitet, wenn der digitale Produktpass kommt.
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